Регулирующие документы
Декларация РГБ о работе с ОЭ печатного издания в электронной форме
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 26.12.2017 № 2227
Помощь и поддержка
5.1. ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ. Регистрация личного кабинета
Для регистрации на портале https://oek.rsl.ru/ и предоставления электронной копии печатного издания выполните следующие шаги:
Перейдите на страницу «Заявка на регистрацию» (рис. 1):
Рис. 1 – Заявка на регистрацию личного кабинета
Внимательно заполните форму, указав (рис. 2):
-
Полное и краткое наименование Вашей организации;
-
Адрес производителя документов;
-
ИНН, КПП, ОГРН Вашей организации;
-
ФИО руководителя;
-
Контактные данные (ФИО, электронная почта, телефон).
Рис. 2 – Форма заявления на регистрацию
Cохраните заявку и подпишите её квалифицированной электронной подписью (КЭП), выданной на производителя документов (руководителя организации). Это подтверждает полномочия заявителя и обеспечивает юридическую значимость передаваемых данных.
Важно! Для подписания ЭЦП в браузере предварительно должен быть установлен плагин КриптоПро (рис. 3).
Рис. 3 – Иконка расширения КриптоПро в браузере
После успешной отправки заявки операторы портала обработают ее и направят уведомление о результатах на указанный в контактных данных адрес электронной почты.
5.7. Добавление нового локального администратора или пользователя
Для добавления нового локального администратора или пользователя в кабинете локального администратора необходимо перейти на вкладку «Пользователи» и кликнуть на кнопку «Создать пользователя» (рис. 1).
Рис. 1 – Добавление нового пользователя
Укажите ФИО, электронную почту и роль пользователя. Подробнее о ролях см. пункт. 5.5.
После создания аккаунта на почту нового пользователя отправляется письмо с приглашением в личный кабинет (рис. 2).
Рис. 2 – Письмо с подтверждением регистрации
Приглашение необходимо подтвердить и придумать новый пароль для входа в личный кабинет (рис. 3).
Рис. 3 – Установка постоянного пароля
5.8. Изменение почты и данных локального администратора (пользователя)
Данные пользователей и локальных администраторов можно самостоятельно отредактировать в личном кабинете. Для этого перейдите на вкладку «Пользователи» и кликните на кнопку «Изменить» в том, аккаунте, который Вы хотите отредактировать, либо заблокировать (рис. 1).
Рис. 1 – Изменение данных личных кабинетов
Самостоятельно Вы можете изменить роль кабинета, ФИО, эл. почту, пароль, а также статус (рис. 2).
Рис. 2 – Изменение данных пользователя
После того, как отредактированы будут все поля, кликните на кнопку «Обновить» и дождитесь, когда портал откроет общую вкладку «Пользователи».
5.9. Структура личного кабинета поставщика
Интерфейс личного кабинета пользователя разделен на несколько вкладок с различным функционалом.
На вкладке «Заявки» отображаются все текущие заявки, которые еще не прошли проверку, либо отклонены. Статус заявки отображается в правом столбце (рис. 1).
Рис. 1 – Статус заявки
При необходимости можно отфильтровать заявки, используя строку поиска и сортировку столбцов. Для того, чтобы сбросить все фильтры, необходимо кликнуть на «Очистить все» (рис. 2).
Рис. 2 – Очистить все фильтры
В отклоненных заявках можно кликнуть на «Подробнее» для уточнения причины отклонения и повторной подачи (рис. 3).
Рис. 3 – Диалоговое окно с причиной отклонения
Ошибки могут быть технические на этапе подачи электронной копии, либо отклоненные оператором. Подробнее о причинах отказа см в пункте 7.7.
На вкладке «Архив заявок» находятся зарегистрированные электронные копии печатных изданий с указанием номеров госрегистрации (рис. 4).
Рис. 4 – Архив принятых заявок
Вкладка «Пользователи» отвечает за права локальных администраторов и пользователей внутри кабинета организации (рис. 5). Подробнее о редактировании пользователей см. в 5.7.
Рис. 5 – Пользователи личного кабинета
Смена пароля и электронной почты. При необходимости можно самостоятельно изменить данные текущего пользователя, перейдя в контекстное меню в правом верхнем углу (рис. 6).
Рис. 6 – Редактирование профиля пользователя
6.5. КриптоПро и плагины для работы с ЭЦП
Плагин КриптоПро позволяет создавать и проверять электронную цифровую подпись (ЭЦП), как обычную, так и усовершенствованную, на веб-страницах.
Для работы с системой ОЭК установка плагина обязательна: без него невозможно подписать заявку на регистрацию личного кабинета, а также заявки на передачу обязательного экземпляра электронных копий печатных изданий. Важно понимать, что плагин КриптоПро – это не встроенная утилита, а отдельное программное обеспечение, которое необходимо установить дополнительно в браузере (рис. 1).
Рис. 1 – Плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in
Наличие КриптоПро CSP (основной криптографической системы) не означает, что плагин уже есть на компьютере. Без установки плагина браузер не сможет взаимодействовать с ЭЦП, даже если она корректно установлена на компьютере.
Ниже приведен подробный перечень программного обеспечения, необходимых для обеспечения подписания и проверки ЭП в браузере.
-
Установленный плагин «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in». Ссылка для скачивания: https://www.cryptopro.ru/products/cades/plugin/
КриптоПро ЭЦП Browser plug-in позволяет реализовать работу с ЭЦП (в том числе и с усовершенствованной ЭЦП) в следующих браузерах: Microsoft Edge(на базе Chromium), Google Chrome, Яндекс.Браузер, Chromium Gost,Mozilla Firefox, Opera и др. браузеры, поддерживающие плагины NPAPI. -
Установленное средство криптографической защиты информации (СКЗИ) КриптоПро CSP: https://www.cryptopro.ru/products/csp
Совместимость с КриптоПро CSP. КриптоПро ЭЦП Browser plug-in для Microsoft Windows совместим с КриптоПро CSP версии 3.6 R4 и выше, для других ОС – с КриптоПро CSP версии 4.0 и выше. -
Установленный сертификат ключа электронной подписи: https://www.kontur-extern.ru/support/faq/34/62
Проверка работы плагина:
https://www.cryptopro.ru/sites/default/files/products/cades/demopage/simple.html
7.3. Регистрация электронного экземпляра
Войдите в личный кабинет на портале https://oek.rsl.ru (рис. 1).
Рис. 1 – Стартовая страница личного кабинета
Кликните на кнопку создания новой заявки на передачу обязательного экземпляра (рис. 2):
Рис. 2 – Создание заявки
Внимательно заполните все поля о выходных сведениях издания (рис. 3):
Рис. 3 – Выходные сведения электронной копии должны полностью соответствовать печатному изданию
Загрузите электронную копию печатного издания в соответствии с требованиями портала (рис. 4):
Рис. 4 – Загрузка электронной копии печатного издания
Важно! Убедитесь, что предоставляемый файл соответствует стандарту PDF/A-1b.
Подпишите заявку КЭП производителя документа, либо МЧД (машиночитаемой доверенностью), и отправьте на регистрацию.
После успешной отправки электронной копии операторы портала обработают ее и направят уведомление о результатах на указанный в контактных данных адрес электронной почты. Также статус заявки Вы можете проверить на главной странице в Вашем личном кабинете в разделах «Заявки в работе» и «Архив заявок» (рис. 5).
Рис. 5 – Заявки отданные в работу
Важно! Проверка файла может занять продолжительное время. Если Вы загрузили не тот файл, Вы можете выбрать и загрузить исправленный файл для этой заявки.
8.2. Создание файла в формате PDF/A
- Конвертация документа в Acrobat Pro (от 8 Pro версии) через модуль «Предпечатная подготовка» (Preflight)
- Конвертация документа в Adobe Distiller
- Конвертация документа в LibreOffice Draw (от версии 6.0 и выше)
Модуль «Предпечатная подготовка» (Preflight) – это инструмент в Adobe Acrobat Pro, который проверяет и исправляет PDF-файлы в соответствии с различными стандартами. Инструмент доступен только в Pro-версиях, начиная от 8. В версиях Standart и Reader модуля «Предпечатная проверка» (Preflight) нет.
Запустите Adobe Acrobat Pro и откройте PDF-документ электронной копии печатного издания.
Подключите модуль «Предпечатная проверка» (Preflight), если он еще не активен.
Откройте вкладку «Инструменты – Допечатная подготовка» (Tools – Print Production) в правом верхнем углу (рис. 1):
Рис. 1 – Допечатная подготовка
Примечание. Если раздел меню «Допечатная подготовка» (Print Production) не отображается, то его можно добавить, кликнув на кнопку «Показать или скрыть панели» и выбрать данный пункт в контекстном меню (рис. 2):
Рис. 2 – Показать или скрыть панели
Откройте диалоговое окно «Предпечатная подготовка» (Preflight). Его можно выбрать в разделе «Инструменты» (Tools), либо использовать горячие клавиши Ctrl+Shift+X (рис 3):
Рис. 3 – Предпечатная подготовка
В диалоговом окне «Допечатной подготовки» (Preflight) кликните на кнопку «Выбрать стандарты» (Select profiles) (рис. 4):
Рис. 4 – Выбор стандартов
В списке выберите необходимый профиль «Соответствие PDF/A – Преобразовать в PDF/A-1b (CMYK или RGB)» (PDF/A compliance – Convert to PDF/A-1b (CMYK or RGB)) (рис. 5):
Рис. 5 – Стандарт PDF/A-1b
Примечание. Формат PDF/A-1b используется при создании электронных документов, предназначенных для архивного хранения. Такие файлы можно открыть в Acrobat и Acrobat Reader 10x или более поздних версиях.
Кликните «Анализировать и исправить» (Analyze and fix) и сохраните его с новым именем:
Если анализ не выявил ошибок, то после завершения преобразования файл будет автоматически сохранен в формате PDF/A-1b. Однако есть ошибки, которые невозможно автоматически исправить и их нужно исправить вручную и повторно запустить анализ. Список часто встречающихся ошибок:
-
Страница содержит группу с прозрачностью (Transparency used). Решение: Прозрачность запрещена в PDF/A-1b. Необходимо сохранить исходный документ без прозрачных слоев (тени, прозрачные фигуры).
-
Набор символов CIDSet во встроенном шрифте неполный. Решение: Шрифт внедрён не полностью. Пересоздайте PDF-файл с полной встраиваемостью шрифтов. Для этого в текстовом процессоре MS Word или LibreOffice выберите в меню «Сохранить как PDF – Параметры – Преобразовать текст в точечный рисунок, если невозможно внедрить шрифты».
-
Цветовое пространство DeviceRGB не сопровождается OutputInternet (DeviceRGB used without). Решение: При экспорте в формат PDF укажите цветовое пространство sRGB и включите профиль ICC (например, «sRGB IEC61966-2.1»).
-
Ссылки на внешние файлы (External file references are not permitted). Решение: Необходимо удалить все внешние ссылки, открывающиеся вложения и OLE-объекты.
Конвертация документа в Adobe Distiller
Adobe Distiller – это отдельная программа, которая настраивается совместно с Adobe Acrobat Pro и предназначенная для преобразования файлов PostScripr (.ps) в PDF. В отличие от Preflight, Distiller не проверяет PDF-файлы, а создает их. Работает исключительно с форматами .ps или .prn.
Подготовьте исходных файл в текстовом процессоре (MS Word, LibreOffice Writer). Перейдите в меню «Файл – Печать». Выберите «Print to PDF» в списке принтеров (рис. 6) и кликните «Печать»:
Рис. 6 – Создание файла печати
В параметрах выберите «Сохранить как файл PostScrip (.ps) или файл печати (.prn). Сохраните.
Откройте Adobe Distiller.
Настройка параметров создания файлов PDF:
В меню выберите «Настройки – Изменить параметры Adobe PDF» (Settings – Edit Adobe PDF Settings).
В открывшемся окне перейдите на вкладку «Стандарты» (Standards) и установите стандарт для проверки на соответствие формат «PDF/A-1b» (рис. 7). Сохраните профиль с расширением. joboptions.
Рис. 7 – Настройка стандарта
Откройте в Acrobat Distiller файл электронной копии в формате .ps или .prn. Процесс генерации PDF-документа начнется автоматически.
Конвертация документа в LibreOffice Draw (от версии 6.0 и выше)
LibreOffice Draw – это редактор PDF в составе бесплатного офисного пакета LibreOffice. Предназначен для редактирования документов с простой структурой. Если в электронной копии присутствует много иллюстраций или колонок, то воспользуйтесь конвертацией в модуле предпечатной подготовки Preflight.
Откройте PDF-файл в LibreOffice Draw.
Перейдите в меню «Файл – Экспорт в PDF» (рис. 8):
Рис. 8 – Экспорт в LibreOffice Draw
В открывшемся окне перейдите на вкладку «Общие» и установите активный флажок «Архивный PDF/A-1b» (рис. 9):
Рис. 9 – Выбор стандарта PDF/A
Кликните на кнопку «Экспорт» и выберите путь сохранения.
8.3. Проверка файла в формате PDF/A
Если преобразование прошло благополучно, нужно проверить полученный PDF/A-файл на соответствие PDF/A-стандарту с помощью инструмента «Предпечатная проверка» («Preflight») (рис. 1).
Рис. 1 – Допечатная подготовка
Откройте PDF-файл с экземпляром печатного издания в Adobe Acrobat. В меню Acrobat «Инструменты – Допечатная подготовка» выбрать «Предпечатная проверка». В нем выбрать «Verify compliance with PDF/A-1b» (рис. 2). Нажать в нижнем правом углу кнопку «Analyze».
Рис. 2 – Предпечатная проверка
Если такая проверка не обнаружит ошибок, то PDF/A-файл можно загружать в систему.
9.2. Этапы загрузки авторефератов и диссертаций
Отправка обязательного экземпляра диссертаций в электронной форме, заверенного квалифицированной электронной подписью производителя документа, предназначенного для РГБ, производится через систему ОЭК.
Обязательный экземпляр диссертаций в электронной форме должен быть передан в формате PDF.
Для передачи электронный копий диссертаций и авторефератов выберите соответствующий тип при передачи электронной копии (рис. 1).
Рис. 1 – Загрузка авторефератов
Более подробную инструкцию о загрузке электронных копий см. в пункте 9.