Помощь и поддержка

1. Что является обязательным экземпляром печатного издания в электронной форме?

Согласно Федеральному закону № 278-ФЗ от 3 июля 2016 года, экземпляр печатного издания
в электронной форме — это электронная копия оригинал-макета, с которого осуществлялась печать документа, воспроизводящая информацию, содержащуюся в изданном документе (печатном издании), включая его текст, иллюстрации и все элементы оформления (ФЗ № 278, статья 1, пункт 3).

2. Кто является производителем документов?

Производитель документов — юридическое лицо, независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности, или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, которое реализует подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра (издатель; редакция средства массовой информации; организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы; организации, на базе которых созданы советы по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук (далее — диссертационные советы); иные лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра).

3. Что нужно, чтобы передать экземпляр печатного издания в электронной форме?

Для передачи экземпляра печатного издания в электронной форме вам потребуется:

  • файл электронной копии экземпляра печатного издания;
  • квалифицированная электронная подпись;
  • регистрация в Системе.

4. Куда и в каком виде нужно сдавать диссертации?

Диссертационные советы в тридцатидневный срок доставляют в Российскую государственную библиотеку (РГБ) обязательный экземпляр диссертаций (в бумажном варианте) после их защиты и присуждения ученой степени по всем научным специальностям (с 01.01.2017 года
по медицинским наукам отправляют не только в ЦНМБ, но и в РГБ).

Отправка обязательного экземпляра диссертаций в электронной форме, заверенного квалифицированной электронной подписью производителя документа, предназначенного
для РГБ, производится через систему ОЭК. 

Обязательный экземпляр диссертаций в электронной форме должен быть передан в формате PDF

5. В чем состоит назначение системы?

Согласно Федеральному закону № 278-ФЗ от 3 июля 2016 года, производители документов
в течение семи дней со дня выхода в свет первой партии тиража печатных изданий доставляют
с использованием информационно-телекоммуникационных сетей обязательный экземпляр печатных изданий в электронной форме в Российскую государственную библиотеку (РГБ) (ФЗ № 278, статья 1, пункт 4в). Для выполнения данного требования производителям необходимо подать заявку на регистрацию в Системе приема, обработки, хранения и учета обязательного экземпляра печатного издания (далее Система) в электронной форме. 

6. Список поддерживаемых браузеров

Система оптимизирована для работы в следующих браузерах:

Браузеры, не отображенные в этом списке, могут не поддерживаться системой.

Обратите внимание, что для корректной работы необходимо установтить последнюю версию браузера. 

7. Как зарегистрироваться в системе ОЭК?

Для передачи электронной копии документа необходимо зарегистрироваться в системе: заявки на передачу обязательного экземпляра можно создавать только в личном кабинете пользователя.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

  • заполнить форму заявления;
  • подтвердить адрес электронной почты, на которую был зарегистрирован личный кабинет; 
  • подписать квалифицированной электронной подписью заполненное заявление;
  • подписанная заявка поступит на обработку нашим операторам, которые направят уведомление о ее статусе на адрес электронной почты, указанный при регистрации.

Правила регистрации в системе одинаковы как для юридических, так и для физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Рекомендуем также ознакомиться с «Руководством пользователя», которое содержит пошаговую инструкцию по регистрации личного кабинета. 

8. Что указывать в поле «№ свидетельства регистрации СМИ» незарегистрированным изданиям?

В таком случае в этом поле необходимо поставить тире (прочерк).

9. Возможен ли вариант создания личного кабинета и отправки электронных экземпляров с привлечением сторонней организации, имеющей квалифицированную ЭЦП?

Производитель документов может заключить соглашение с третьим лицом на передачу в РГБ обязательных экземпляров, закрепленное доверенностями, договорами и пр. При заключении такого соглашения, производитель документов обязан уведомить РГБ о передаче своего права на загрузку обязательного электронного экземпляра в «Систему приема, обработки, хранения и учета обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме» третьим лицам и предоставить соответствующий документ.

10. Как добавить пользователей в личный кабинет со стороны филиалов?

В системе ОЭК не могут быть зарегистрированы две организации, имеющее один и тот же ИНН. Локальный администратор (пользователь, от лица которого был зарегистрирован личный кабинет) головной организации может добавить пользователей филиалов, тем самым разрешив им самостоятельно предоставлять электронные копии печатных изданий 
от имени головной организации.

Это можно сделать в разделе «Пользователи» в личном кабинете: 

1. Зайдите в личный кабинет головной организации. 

2. Перейдите в раздел «Пользователи». 

3. Далее нажмите «Создать пользователя». 

4. Введите информацию о пользователе (ФИО, электронная почта). 

5. Выберите роль для пользователя: «Локальный администратор». 

6. Нажмите «Создать пользователя». 

7. На почту нового пользователя придет уведомление о регистрации, которое содержит логин
и пароль для авторизации в системе. 

После первой авторизации в системе пользователю будет предложено изменить временный пароль на постоянный. 

Диссертационные советы также могут добавлять дополнительных пользователей для передачи диссертаций в электронной форме от лица одной организации.

11. Что такое квалифицированная электронная подпись?

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана
с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует следующим признакам:

  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента
    его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи;
  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях
в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

12. Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись?

Получить усиленный квалифицированный сертификат электронной подписи можно в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Для получения усиленного квалифицированного сертификата электронной подписи юридическими лицами требуются:

  • учредительные документы;
  • документ, подтверждающий факт внесения записи о юридическом лице в Единый государственный реестр юридических лиц;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе заявителя.

Для получения усиленного квалифицированного сертификата электронной подписи физическими лицами требуются:

  • личное присутствие;
  • основной документ, удостоверяющий личность (паспорт);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования заявителя (СНИЛС). 

Сертификат и ключи электронной подписи запишут на сертифицированный электронный носитель — электронную карту или флеш-накопитель. Платность получения сертификата
и ключей электронной подписи определяется регламентом удостоверяющего центра.

13. Квалифицированная электронная подпись уже есть. Можно ли её использовать для регистрации в cистеме ОЭК?

Если у вас уже есть действующая квалифицированная электронная подпись, вы можете использовать ее для регистрации в системе ОЭК и заверения передаваемых электронных копий обязательных экземпляров документов.

Обратите внимание, что для передачи обязательного экземпляра подпись должна быть получена в удостоверяющем центре, аккредитованным Минкомсвязью

14. Для отправки обязательного экземпляра усиленная квалифицированная электронная подпись должна быть оформлена на физическое или юридическое лицо?

Если личный кабинет зарегистрирован на имя юридического лица, заявка на передачу обязательного экземпляра должна быть заверена электронной подписью, также выданной
на имя этого юридического лица. 

15. Что такое плагин Крипто Про? Для чего он нужен?

Плагин КриптоПро позволяет создавать и проверять электронную подпись (ЭП), как обычную, так и усовершенствованную, на веб-страницах. Плагин распространяется бесплатно и доступен для скачивания

Для работы с системой ОЭК установка плагина обязательна: без него невозможно подписать заявку на регистрацию личного кабинета, а также заявки на передачу обязательного экземпляра электронных копий печатных изданий. 

После установки плагина рекомендуем проверить корректность его работы

16. Не удалось подписать заявление. Ошибка «A certificate chain could not be build to a trusted root autoriy (0x800B010A)»

КриптоПро не может построить цепочку сертификатов при подписи. Нужно проверить, стоит ли корневой сертификат удостоверяющего центра в списке доверенных. Сертификат можно получить в удостоверяющем центре, где был получен сертификат электронной подписи.

17. Как передать экземпляр печатного издания в электронной форме?

Передать обязательный экземпляр печатного издания в электронной форме можно
через личный кабинет пользователя. Для этого необходимо: 

1. Авторизоваться в личном кабинете; 

2. Нажать «Создать заявку»;

3. Выбрать тип издания (книга, газета/журнал, диссертация);

4. Заполнить форму выходных данных на передаваемый документ в соответствии с ГОСТ Р 7.0.4-2006 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Выходные сведения. Общие требования и правила оформления» (полный текст документа доступен в разделе «Регулирующие документы»);

5. Загрузить соответствующий требованиям файл (Какие требования предъявляются к файлу электронной копии обязательного экземпляра документа?); 

6. Подписать загруженный файл квалифицированной электронной подписью; 

7. Подписанная заявка поступит на обработку операторам системы: они направят уведомление
о результатах обработки через личный кабинет, а также на указанную при регистрации электронную почту.

Рекомендуем также ознакомиться с «Руководством пользователя», которое содержит пошаговую инструкцию по передаче обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме. 

18. Какие требования предъявляются к файлу электронной копии обязательного экземпляра документа?

Российская государственная библиотека (РГБ) на основании приказа Министерства Культуры Российской Федерации от 26.12.2017 г., №2227 устанавливает следующие требования к экземплярам печатных изданий в электронной форме:

  • В качестве формата файла обязательного экземпляра печатных изданий в электронной форме должен использоваться общепринятый формат для долгосрочного архивного хранения документов PDF/A, основанный на стандарте ISO 19005:2005. Использование других форматов не допускается.
  • Для создания PDF-файла обязательного экземпляра печатных изданий в электронной форме допускается использование метода конвертации оригинал-макетов, при условии
    что полученный результат будет отражать все элементы издания, предусмотренные ГОСТ Р 7.0.4-2006 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов
    по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Выходные сведения.
    Общие требования и правила оформления», за исключением переплёта, футляра, обёртки
    и манжетки. При этом не допускается присутствие в PDF/А-файле типографических меток оригинал-макетов, необходимых в процессе печати, но не вошедших в печатное издание.
  • В PDF-файлах обязательного экземпляра печатных изданий
    в электронной форме должны сохраняться характеристики цветности обязательного экземпляра печатных изданий в электронной форме.
  • Файл PDF не должен содержать ошибки и ограничения (в том числе программно-технические) препятствующие дальнейшему копированию и иному использованию обязательного экземпляра печатных изданий в электронной форме в соответствии
    с законодательством Российской Федерации.
  • В соответствии со статьёй 1 №77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", «экземпляр - образец тиражированного документа, идентичный оригиналу». Таким образом, в Систему приёма обязательного экземпляра печатных изданий в электронной форме требуется предоставлять файл с включённой обложкой, если само печатное издание имеет обложку.
  • Разрешение страниц файла PDF должно быть не менее 300 точек на дюйм (dpi).
  • Размер документа должен соответствовать обрезному формату печатного издания.
  • Цветовое пространство RGB.

19. Что разрешено в обычном PDF и ограничено в формате PDF/A?

Обязательный экземпляр диссертаций в электронной форме передается в формате PDF,
а не PDF/A. 

Формат PDF/A предназначен для архивного хранения электронных документов.

Основное требование — возможность использования сохраненных в нем материалов
через неопределенно большой срок времени. Таким образом, содержимое файла должно быть полностью самодостаточным: всё, что необходимо для  чтения PDF/A-файла, должно быть заключено внутри него. Любая отсылка процесса чтения к внешним источникам данных делает воспроизведение PDF-документа зависимым от конкретного ПК, в результате чего теряется основное качество архивного документа — автономность, а именно, в любых условиях, в любой рабочей среде воспроизведение в таком же виде, в каком он был изначально создан.

Из этого требования исходят все ограничения, накладываемые стандартом на содержимое PDF/A-файлов, точное соблюдение которых  контролирует система проверки обязательного электронного экземпляра.

Далее приводятся основные ограничения для PDF/A-файлов по сравнению с обычными PDF-файлами:

1. В PDF/A не допускается шифрование, пароли на доступ к PDF и работу с ним.

2. В PDF/A не допускается использование коммерческих алгоритмов, защищенных патентами (например, сжатия по LZW-алгоритму).

3. Не допускается встраивание в PDF/A-файл данных (файлов), запрашиваемых из внешних источников с произвольным информационным наполнением. Это усложняет выполнение условия полной самодостаточности содержимого PDF/A-файла.

4. Не допускается использование альтернативных вариантов содержимого PDF/A-файла (возможность выбора при просмотре). Это тоже усложняет выполнение условия полной самодостаточности содержимого PDF/A-файла.

5. Все используемые цвета должны быть определены способом, независимым от устройств вывода. Это делается как при помощи использования одного из стандартных цветовых пространств (независимых от устройств вывода), так и при помощи настроек вывода (профиля вывода намерений, OutputIntent). При этом должно соблюдаться обязательное условие —
если в настройках вывода указано определенное цветовое пространство, то оно же и должно использоваться в самом PDF-файле.

Соответственно, не допускается, чтобы в настройках вывода (профиле OutputIntent) было указано одно цветовое пространство, а фактически использовалось другое, или использовалось некалиброванное цветовое пространство, которого нет в перечне стандартных цветовых пространств.

Также нежелательно использовать цветовое пространство Alternate.

6. При верстке издания может использоваться технология Open Prepress Interface (OPI). Она позволяет сохранять в вёрстке не само изображение, а его эскиз плюс ссылку на оригинальное изображение высокого разрешения. В дальнейшем, при выводе на PostScript-устройство эскизы заменяются на оригинальные изображения.

Подобное может нарушить принцип самодостаточности PDF/A-файлов, поэтому стандарт PDF/A не допускает использование OPI-технологии.

7. В обычном PDF допустимы произвольно выполняемые кодовые PostScript-потоки. В PDF/A они не допускаются, поскольку могут конфликтовать с принципом надежной и предсказуемой визуализации содержимого PDF/A-файла.

Также не допускается использовать X-объекты (XObjects), которые дают ссылки на внешние PDF-файлы — любые такие ссылки могут нарушить принцип автономности.

8. Все шрифты, используемые в PDF/A-файле, должны обеспечивать точную, надежную
и предсказуемую визуализацию его текстового содержимого. Для этого они должны полностью соответствовать спецификациям шрифтов (должны быть созданы в соответствии со стандартами данного типа шрифтов).

9. Все шрифты, использованные в данном PDF/A-файле, должны быть внедрены (вложены)
в него. Таким образом, для программы чтения обеспечивается возможность должным образом воспроизвести все глифы (символы) именно так, как они выглядели изначально при создании данного PDF.

10. Внедрены (вложены) должны быть как сами шрифты (набор глифов/символов), так и записи словарей CIDFont, CMap,
а также метрики шрифтов. Все это элементы структуры данных PDF-файла (метаданные PDF), которые обеспечивают корректный доступ к глифам шрифтов, а значит возможность их точного воспроизведения.

11. Не допускается использовать шрифты, которые имеют юридические ограничения по их использованию (т.е. шрифты, которые зависят от наличия соглашения с владельцем авторского права на шрифт). Это может создать проблемы для долгосрочного архивного хранения
и использования подобных шрифтов.

12. В PDF/A-файлах не допускается использование прозрачности (Transparency).

13. Не допускается использовать действия (Actions).

20. Требования к PDF/A-файлам обязательного экземпляра

1. PDF-файлы обязательного экземпляра должны быть созданы в формате PDF/A-1b.

2. Разрешение изображений должно быть не меньше 300 dpi. При меньшем разрешении изображения при просмотре могут быть видны с искажениями.

3. Цветовое пространство — RGB.

Цветовое пространство CMYK обычно используется для верстки и вывода на печать (то есть 
для типографии), а для просмотра на экране используется цветовое пространстве RGB. Поэтому файлы PDF, передаваемые в качестве обязательного экземпляра, должны быть созданы в RGB.

Нет необходимости конвертировать в цветовое пространство RGB саму верстку. Это можно сделать в процессе преобразования Postscript-файла с версткой в PDF/A-формат. Например, через настройку преобразования в Acrobat Distiller «PDF/A-1b 2005 (RGB)».

4. В PDF должен быть текстовый слой.

Обычная издательская практика предполагает, что печатные издания — это текст или текст с изображениями. В PDF должен быть текстовый слой — то, что вы можете выделить на странице PDF и скопировать в текстовый редактор.

5. Текстовый слой должен соответствовать содержимому файла PDF.

Откройте для просмотра файл PDF. Выделите фрагмент текста (то есть текстового слоя)
и скопируйте его в редактор. Вы должны увидеть на экране тот же самый текст, который вы выделили на странице PDF (с поправкой на форматирование). Если скопированный текст отличается от содержимого файла PDF (в программе просмотра PDF вы видите одно,
а в редакторе другое), то ваш PDF сделан с нарушениями.

6. Кодировка текстового слоя должна быть или CP-1251, или UTF-8. При использовании других кодировок появится сообщение системы проверки: «Неверная кодировка текстового слоя».

Чтобы это проверить, сделайте то же самое, что и в пункте 5 — выделите на странице PDF фрагмент текста и скопируйте его в редактор. Если в редакторе вы видите на экране тот же самый текст, который вы выделили на странице PDF (на том же самом языке), то с кодировкой все в порядке.

7. Нежелательно использовать в верстке растровые шрифты.

Растровые шрифты программами создания PDF (например, Acrobat Distiller) воспринимаются как разновидность картинок. Система проверки выдаст сообщение: «Отсутствие текстового слоя» или «Несоответствие текстового слоя содержимому файла». Чтобы такого не происходило,
все используемые шрифты должны быть векторными.

8. Нежелательно преобразовывать используемые в PDF шрифты в векторы (то есть в кривые).

Файл не пройдет систему проверки. Вы получите сообщение: «Отсутствие текстового слоя»
или «Несоответствие текстового слоя содержимому файла».

22. Как создать PDF/A-файл из верстки с изданием?

Описание и скриншоты сделаны для работы в Adobe Acrobat XI. Если у вас стоит другая версия Acrobat, расположение элементов может отличаться. 

I. Как создать PDF/A-файл через преобразование Postscript-файла в Acrobat Distiller? 

1. В программе верстки сохранить верстку вашего издания как PostScript-файл.

2. В меню Acrobat «Инструменты» --> «Допечатная подготовка» --> «Дополнительные продукты» выбрать «Acrobat Distiller».

3. Загрузить в Acrobat Distiller PostScript-файл и преобразовать его в PDF/A (в «Настройки
по умолчанию» выбрать «PDF/A-1b 2005 (RGB)»).

Перед тем, как делать преобразование в PDF/A, в настройках Acrobat Distiller (вкладка «Шрифты») убрать галочку в строке «Сократить знаковый состав встраиваемых шрифтов».

Основное окно Adobe Acrobat XI с открытой панелью «Инструменты» (кнопка «Acrobat Distiller» в самом низу панели) и открытым окном Acrobat Distiller (см. Рис. 1). 

                                                                                                                    Рисунок 1

Рабочее окно Acrobat Distiller (Рис.2). Файлы для обработки загружаются через меню «Файл»
--> «Открыть».

                                        Рисунок 2

Окно настроек Acrobat Distiller’а (разед «Шрифты») (см. Рис. 3). 

                                                     Рисунок 3

После преобразования необходимо проверить файл на соответствие PDF/A-стандарту с помощью инструмента «Предпечатная проверка» («Preflight») (Рекомендуем обратиться к вопросу «Как проверить созданный PDF/A-файл»). Если такая проверка не обнаружит ошибок, то PDF/A-файл можно загружать в систему.  

II. Как создать PDF/A-файл через пересохранение уже имеющегося PDF-файла
в формате PDF/A?

1. Открыть PDF-файл