Помощь и поддержка

В чем состоит назначение системы?

Согласно Федеральному закону № 278-ФЗ от 3 июля 2016 года, производители документов
в течение семи дней со дня выхода в свет первой партии тиража печатных изданий доставляют
с использованием информационно-телекоммуникационных сетей обязательный экземпляр печатных изданий в электронной форме в Российскую государственную библиотеку (РГБ) (ФЗ № 278, статья 1, пункт 4в). Для выполнения данного требования производителям необходимо подать заявку на регистрацию в Системе приема, обработки, хранения и учета обязательного экземпляра печатного издания (далее Система) в электронной форме. 

Кто является производителем документов?

Производитель документов — юридическое лицо, независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности, или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, которое реализует подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра (издатель; редакция средства массовой информации; организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы; организации, на базе которых созданы советы по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук (далее — диссертационные советы); иные лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра).

Что является обязательным экземпляром печатного издания в электронной форме?

Согласно Федеральному закону № 278-ФЗ от 3 июля 2016 года, экземпляр печатного издания
в электронной форме — это электронная копия оригинал-макета, с которого осуществлялась печать документа, воспроизводящая информацию, содержащуюся в изданном документе (печатном издании), включая его текст, иллюстрации и все элементы оформления (ФЗ № 278, статья 1, пункт 3).

Что нужно, чтобы передать экземпляр печатного издания в электронной форме?

Для передачи экземпляра печатного издания в электронной форме вам потребуется:

  • файл электронной копии экземпляра печатного издания;
  • квалифицированная электронная подпись;
  • регистрация в Системе.

Как зарегистрироваться в Системе?

Для передачи электронной копии документа необходимо зарегистрироваться в системе: заявки на передачу обязательного экземпляра можно создавать только в личном кабинете пользователя.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

  • заполнить форму заявления;
  • подтвердить адрес электронной почты, на которую был зарегистрирован личный кабинет; 
  • подписать квалифицированной электронной подписью заполненное заявление;
  • подписанная заявка поступит на обработку нашим операторам, которые направят уведомление о ее статусе на адрес электронной почты, указанный при регистрации.

Правила регистрации в системе одинаковы как для юридических, так и для физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Рекомендуем также ознакомиться с «Руководством пользователя», которое содержит пошаговую инструкцию по регистрации личного кабинета. 

Не удалось подписать заявление. Ошибка «A crertificate chain could not be build to a trusted root autoriy (0x800B010A)»

КриптоПро не может построить цепочку сертификатов при подписи. В данном случае проблема на клиенте. Нужно проверить, стоит ли корневой сертификат удостоверяющего центра в списке доверенных. 
 

Как добавить пользователей в личный кабинет со стороны филиалов?

В системе ОЭК не могут быть зарегистрированы две организации, имеющее один и тот же ИНН. Локальный администратор головной организации может добавить пользователей филиалов, тем самым разрешив им самостоятельно предоставлять электронные копии печатных изданий 
от имени головной организации.

Это можно сделать в разделе «Пользователи» в личном кабинете: 

1. Зайдите в личный кабинет головной организации. 

2. Перейдите в раздел «Пользователи». 

3. Далее нажмите «Создать пользователя». 

4. Введите информацию о пользователе (ФИО, электронная почта). 

5. Выберите роль для пользователя: «Локальный администратор». 

6. Нажмите «Создать пользователя». 

7. На почту нового пользователя придет уведомление о регистрации, которое содержит логин
и пароль для авторизации в системе. 

После первой авторизации в системе пользователю будет предложено изменить временный пароль на постоянный. 

Список поддерживаемых браузеров

Система оптимизирована для работы в следующих браузерах:

Браузеры, не отображенные в этом списке, могут не поддерживаться системой.

Как передать экземпляр печатного издания в электронной форме?

Передать обязательный экземпляр печатного издания в электронной форме можно
через личный кабинет пользователя. Для этого необходимо: 

1. Авторизоваться в личном кабинете; 

2. Нажать «Создать заявку»;

3. Выбрать тип издания (книга, газета/журнал, диссертация);

4. Заполнить форму выходных данных на передаваемый документ в соответствии с ГОСТ Р 7.0.4-2006 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Выходные сведения. Общие требования и правила оформления» (полный текст документа доступен в разделе «Регулирующие документы»);

5. Загрузить соответствующий требованиям файл; 

6. Подписать загруженный файл электронной подписью; 

7. Подписанная заявка поступит на обработку операторам: они направят уведомление
о результатах обработки через личный кабинет, а также на указанную при регистрации электронную почту.

Рекомендуем также ознакомиться с «Руководством пользователя», которое содержит пошаговую инструкцию по передаче экземпляра печатного издания в электронной форме. 

Какие требования предъявляются к файлу электронной копии обязательного экземпляра документа?

Российская государственная библиотека (РГБ) на основании «Временного положения о порядке работы в Российской государственной библиотеке с обязательными экземплярами печатных изданий в электронной форме» устанавливает следующие требования к экземплярам печатных изданий в электронной форме:

  • В качестве формата файла обязательного экземпляра печатных изданий в электронной форме должен использоваться общепринятый формат для долгосрочного архивного хранения документов PDF/A, основанный на стандарте ISO 19005:2005. Использование других форматов не допускается.
  • Для создания PDF-файла обязательного экземпляра печатных изданий в электронной форме допускается использование метода конвертации оригинал-макетов, при условии
    что полученный результат будет отражать все элементы издания, предусмотренные ГОСТ Р 7.0.4-2006 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов
    по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Выходные сведения.
    Общие требования и правила оформления», за исключением переплёта, футляра, обёртки
    и манжетки. При этом не допускается присутствие в PDF/А-файле типографических меток оригинал-макетов, необходимых в процессе печати, но не вошедших в печатное издание.
  • В PDF-файлах обязательного экземпляра печатных изданий
    в электронной форме должны сохраняться характеристики цветности обязательного экземпляра печатных изданий в электронной форме.
  • Файл PDF не должен содержать ошибки и ограничения (в том числе программно-технические) препятствующие дальнейшему копированию и иному использованию обязательного экземпляра печатных изданий в электронной форме в соответствии
    с законодательством Российской Федерации.
  • Разрешение страниц файла PDF должно быть не менее 300 точек на дюйм (dpi).
  • Цветовое пространство RGB.

Куда и в каком виде нужно сдавать диссертации?

Диссертационные советы в тридцатидневный срок доставляют в Российскую государственную библиотеку (РГБ) обязательный экземпляр диссертаций (в бумажном варианте) после их защиты и присуждения ученой степени по всем научным специальностям (с 01.01.2017 года
по медицинским наукам отправляют не только в ЦНМБ, но и в РГБ).

Отправка обязательного экземпляра диссертаций в электронной форме, заверенного квалифицированной электронной подписью производителя документа, предназначенного
для РГБ, производится через систему ОЭК. 

Что такое квалифицированная электронная подпись?

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана
с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует следующим признакам:

  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента
    его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи;
  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях
в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Для отправки обязательного экземпляра квалифицированная электронная подпись должна быть оформлена на физическое или юридическое лицо?

Если личный кабинет зарегистрирован на имя юридического лица, заявка на передачу обязательного экземпляра должна быть заверена электронной подписью, также выданной
на имя этого юридического лица. Подпись может быть оформлена на должностное лицо (главного редактора, главного бухгалтера).

Квалифицированная электронная подпись уже есть. Можно ли её использовать для регистрации в Системе?

Если у вас уже есть действующая квалифицированная электронная подпись, вы можете использовать ее для регистрации в системе ОЭК и заверения передаваемых электронных копий обязательных экземпляров документов.

Обратите внимание, что для передачи обязательного экземпляра подпись должна быть получена в удостоверяющем центре, аккредитованным Минкомсвязью

Как получить квалифицированную электронную подпись?

Получить квалифицированный сертификат электронной подписи можно в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Для получения квалифицированного сертификата электронной подписи юридическими лицами требуются:

  • учредительные документы;
  • документ, подтверждающий факт внесения записи о юридическом лице в Единый государственный реестр юридических лиц;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе заявителя.

Для получения квалифицированного сертификата электронной подписи физическими лицами требуются:

  • личное присутствие;
  • основной документ, удостоверяющий личность (паспорт);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования заявителя (СНИЛС). 

Сертификат и ключи электронной подписи запишут на сертифицированный электронный носитель — электронную карту или флеш-накопитель. Платность получения сертификата
и ключей электронной подписи определяется регламентом удостоверяющего центра.

Что такое плагин Крипто Про? Для чего он нужен?

Плагин КриптоПро позволяет создавать и проверять электронную подпись (ЭП), как обычную, так и усовершенствованную, на веб-страницах. Плагин распространяется бесплатно и доступен для скачивания

Для работы с системой ОЭК установка плагина обязательна: без него невозможно подписать заявку на регистрацию личного кабинета, а также заявки на передачу обязательного экземпляра электронных копий печатных изданий. 

После установки плагина рекомендуем проверить корректность его работы

Что разрешено в обычном PDF и ограничено в формате PDF/A?

Формат PDF/A предназначен для архивного хранения электронных документов.

Основное требование — возможность использования сохраненных в нем материалов
через неопределенно большой срок времени. Таким образом, содержимое файла должно быть полностью самодостаточным: всё, что необходимо для  чтения PDF/A-файла, должно быть заключено внутри него. Любая отсылка процесса чтения к внешним источникам данных делает воспроизведение PDF-документа зависимым от конкретного ПК, в результате чего теряется основное качество архивного документа — автономность, а именно, в любых условиях, в любой рабочей среде воспроизведение в таком же виде, в каком он был изначально создан.

Из этого требования исходят все ограничения, накладываемые стандартом на содержимое PDF/A-файлов, точное соблюдение которых  контролирует система проверки обязательного электронного экземпляра.

Далее приводятся основные ограничения для PDF/A-файлов по сравнению с обычными PDF-файлами:

1. В PDF/A не допускается шифрование, пароли на доступ к PDF и работу с ним.

2. В PDF/A не допускается использование коммерческих алгоритмов, защищенных патентами (например, сжатия по LZW-алгоритму).

3. Не допускается встраивание в PDF/A-файл данных (файлов), запрашиваемых из внешних источников с произвольным информационным наполнением. Это усложняет выполнение условия полной самодостаточности содержимого PDF/A-файла.

4. Не допускается использование альтернативных вариантов содержимого PDF/A-файла (возможность выбора при просмотре). Это тоже усложняет выполнение условия полной самодостаточности содержимого PDF/A-файла.

5. Все используемые цвета должны быть определены способом, независимым от устройств вывода. Это делается как при помощи использования одного из стандартных цветовых пространств (независимых от устройств вывода), так и при помощи настроек вывода (профиля вывода намерений, OutputIntent). При этом должно соблюдаться обязательное условие —
если в настройках вывода указано определенное цветовое пространство, то оно же и должно использоваться в самом PDF-файле.

Соответственно, не допускается, чтобы в настройках вывода (профиле OutputIntent) было указано одно цветовое пространство, а фактически использовалось другое, или использовалось некалиброванное цветовое пространство, которого нет в перечне стандартных цветовых пространств.

Также нежелательно использовать цветовое пространство Alternate.

6. При верстке издания может использоваться технология Open Prepress Interface (OPI). Она позволяет сохранять в вёрстке не само изображение, а его эскиз плюс ссылку на оригинальное изображение высокого разрешения. В дальнейшем, при выводе на PostScript-устройство эскизы заменяются на оригинальные изображения.

Подобное может нарушить принцип самодостаточности PDF/A-файлов, поэтому стандарт PDF/A не допускает использование OPI-технологии.

7. В обычном PDF допустимы произвольно выполняемые кодовые PostScript-потоки. В PDF/A они не допускаются, поскольку могут конфликтовать с принципом надежной и предсказуемой визуализации содержимого PDF/A-файла.

Также не допускается использовать X-объекты (XObjects), которые дают ссылки на внешние PDF-файлы — любые такие ссылки могут нарушить принцип автономности.

8. Все шрифты, используемые в PDF/A-файле, должны обеспечивать точную, надежную
и предсказуемую визуализацию его текстового содержимого. Для этого они должны полностью соответствовать спецификациям шрифтов (должны быть созданы в соответствии со стандартами данного типа шрифтов).

9. Все шрифты, использованные в данном PDF/A-файле, должны быть внедрены (вложены)
в него. Таким образом, для программы чтения обеспечивается возможность должным образом воспроизвести все глифы (символы) именно так, как они выглядели изначально при создании данного PDF.

10. Внедрены (вложены) должны быть как сами шрифты (набор глифов/символов), так и записи словарей CIDFont, CMap,
а также метрики шрифтов. Все это элементы структуры данных PDF-файла (метаданные PDF), которые обеспечивают корректный доступ к глифам шрифтов, а значит возможность их точного воспроизведения.

11. Не допускается использовать шрифты, которые имеют юридические ограничения по их использованию (т.е. шрифты, которые зависят от наличия соглашения с владельцем авторского права на шрифт). Это может создать проблемы для долгосрочного архивного хранения
и использования подобных шрифтов.

12. В PDF/A-файлах не допускается использование прозрачности (Transparency).

13. Не допускается использовать действия (Actions).

Требования к PDF/A-файлам обязательного экземпляра

1. PDF-файлы обязательного экземпляра должны быть созданы в формате PDF/A-1b.

2. Разрешение изображений должно быть не меньше 300 dpi. При меньшем разрешении изображения при просмотре могут быть видны с искажениями.

3. Цветовое пространство — RGB.

Цветовое пространство CMYK обычно используется для верстки и вывода на печать (то есть 
для типографии), а для просмотра на экране используется цветовое пространстве RGB. Поэтому файлы PDF, передаваемые в качестве обязательного экземпляра, должны быть созданы в RGB.

Нет необходимости конвертировать в цветовое пространство RGB саму верстку. Это можно сделать в процессе преобразования Postscript-файла с версткой в PDF/A-формат. Например, через настройку преобразования в Acrobat Distiller «PDF/A-1b 2005 (RGB)».

4. В PDF должен быть текстовый слой.

Обычная издательская практика предполагает, что печатные издания — это текст или текст с изображениями. В PDF должен быть текстовый слой — то, что вы можете выделить на странице PDF и скопировать в текстовый редактор.

5. Текстовый слой должен соответствовать содержимому файла PDF.

Откройте для просмотра файл PDF. Выделите фрагмент текста (то есть текстового слоя)
и скопируйте его в редактор. Вы должны увидеть на экране тот же самый текст, который вы выделили на странице PDF (с поправкой на форматирование). Если скопированный текст отличается от содержимого файла PDF (в программе просмотра PDF вы видите одно,
а в редакторе другое), то ваш PDF сделан с нарушениями.

6. Кодировка текстового слоя должна быть или CP-1251, или UTF-8. При использовании других кодировок появится сообщение системы проверки: «Неверная кодировка текстового слоя».

Чтобы это проверить, сделайте то же самое, что и в пункте 5 — выделите на странице PDF фрагмент текста и скопируйте его в редактор. Если в редакторе вы видите на экране тот же самый текст, который вы выделили на странице PDF (на том же самом языке), то с кодировкой все в порядке.

7. Нежелательно использовать в верстке растровые шрифты.

Растровые шрифты программами создания PDF (например, Acrobat Distiller) воспринимаются как разновидность картинок. Система проверки выдаст сообщение: «Отсутствие текстового слоя» или «Несоответствие текстового слоя содержимому файла». Чтобы такого не происходило,
все используемые шрифты должны быть векторными.

8. Нежелательно преобразовывать используемые в PDF шрифты в векторы (то есть в кривые).

Файл не пройдет систему проверки. Вы получите сообщение: «Отсутствие текстового слоя»
или «Несоответствие текстового слоя содержимому файла».

Создание файла в формате PDF/A

https://www.youtube.com/watch?v=Eh_3PI8674o

Какую программу лучше использовать для преобразования в формат PDF/A из верстки, созданной в InDesign?

Наиболее часто используемый вариант — Adobe Acrobat (желательно одной из последних версий).
Рекомендуем также обратиться к вопросу «Как создать PDF/A-файл из верстки с изданием?».

Какое цветовое пространство выбрать для чёрно-белого издания?

Выбирать цветовое пространство имеет смысл только для изданий в цвете. Если ваше издание 
в черно-белом цвете, можно использовать любое из них. 
Предпочтительнее выбрать цветовое пространство sRGB: оно соответствует требованиям Российской государственной библиотеки (РГБ) об использовании цветового пространства RGB.

Как преобразовать цветовое пространство CMYK в цветовое пространство RGB?

Преобразование из цветового пространства CMYK в цветовое простравнство RGB можно выполнить во время перевода электронного файла вашего издания в файл формата PDF/A.

Для этого необходимо выполнить следующее: 
1. В программе верстки сохранить верстку вашего издания как PostScript-файл (формат .PS).
2. В меню Acrobat «Инструменты» --> «Допечатная подготовка» --> «Дополнительные продукты» выбрать «Acrobat Distiller».
3. Загрузить в Acrobat Distiller PostScript-файл (см. пункт 1) и преобразовать его в PDF/A
(в «Настройки по умолчанию» выбрать «PDF/A-1b 2005 (RGB)»).

Причины ошибки «Несоответствие текстового слоя содержимому файла»

Сообщение «Несоответствие текстового слоя содержимому файла» возникает, когда PDF состоит из содержимого и текстового слоя. Содержимое экземпляра — это то, что вы видите в программе просмотра PDF, например, Adobe Reader. Текстовый слой — это то, что вы можете скопировать
из PDF, если выделите на странице PDF какую-то ее часть и скопируете ее в буфер, а затем вставите в текстовый редактор.
Текстовый слой формируется в процессе преобразования верстки (Postscript-файла) в PDF. Например, с помощью Acrobat Distiller. Он необходим для того, чтобы можно было делать поиск по содержимому издания и копировать его отдельные фрагменты.

Как проверить текстовый слой PDF-файла?

Для этого необходимо в программе просмотра выделить на странице PDF какую-либо ее часть, скопировать выделенное в буфер и затем вставить в текстовый редактор.
Поскольку содержимое и текстовый слой —  фактически одно и то же, то при копировании выделенной части страницы в редактор, вы должны увидеть в нем тот же самый текст, который видите в программе просмотра PDF (с поправкой на форматирование). Если это не так (в Adobe Reader вы видите одно, в текстовом редакторе другое), то ваш PDF сделан с нарушениями,
а значит не может быть принят.

Возможные причины появления подобной ошибки:

  • при создании данного PDF-файла использовались шрифты, сделанные с отклонениями
    от соответствующих стандартов;
  • текстовая часть PDF выполнена не в кодировках CP-1251 или UTF-8;
  • верстка делалась на одном компьютере, а PDF-файл создавался на другом компьютере;
  • при создании PDF в настройках Acrobat Distiller не была убрана настройка «Сократить знаковый состав встраиваемых шрифтов». 

Если при исправлении этих ошибок, проблема осталась, рекомендуем обратиться в службу технической поддержки вашей организации.

Какой должна быть кодировка текстового слоя?

Кодировка текстового слоя должна быть CP-1251 или UTF-8, в ином случае файл принят не будет.

Может ли теряться текстовый слой при преобразовании PDF в PDF-1а?

Может. В настройках преобразования PDF в PDF/A есть пункты «Convert pages with problems into images» и «Convert all pages into images». Перед началом преобразования надо убрать галочки для этих пунктов (они выбраны по умолчанию).

Причины ошибки «Отсутствие текстового слоя»

Программы создания PDF распознают растровые шрифты как разновидность картинок. Соответственно, текст, введенный растровыми шрифтами, для Adobe Acrobat Distiller будет выглядеть как множество маленьких картинок, а при создании PDF-файла текстовый слой образовываться не будет. В данном случае система проверки при этом выдаст ошибку «Отсутствие текстового слоя» или «Несоответствие текстового слоя содержимому файла».
Во избежание подобных ошибок все используемые в файле шрифты должны быть векторными. 

Сообщение «Программы для всех шрифтов, используемых в пределах соответствующего файла ...»

Такое сообщение обычно появляется, когда при создании PDF/A-файла в него не была введена часть используемых шрифтов. Причина подобной ошибки: верстку делали на одном ПК,
а PDF/A-файл из верстки создавался на другом ПК. 

Как создать PDF/A-файл из верстки с изданием?

Описание и скриншоты сделаны для работы в Adobe Acrobat XI. Если у вас стоит другая версия Acrobat, расположение элементов может отличаться. 

I. Как создать PDF/A-файл через преобразование Postscript-файла в Acrobat Distiller? 

1. В программе верстки сохранить верстку вашего издания как PostScript-файл.

2. В меню Acrobat «Инструменты» --> «Допечатная подготовка» --> «Дополнительные продукты» выбрать «Acrobat Distiller».

3. Загрузить в Acrobat Distiller PostScript-файл и преобразовать его в PDF/A (в «Настройки
по умолчанию» выбрать «PDF/A-1b 2005 (RGB)»).

Перед тем, как делать преобразование в PDF/A, в настройках Acrobat Distiller (вкладка «Шрифты») убрать галочку в строке «Сократить знаковый состав встраиваемых шрифтов».

Основное окно Adobe Acrobat XI с открытой панелью «Инструменты» (кнопка «Acrobat Distiller» в самом низу панели) и открытым окном Acrobat Distiller (см. Рис. 1). 

                                                                                                                    Рисунок 1

Рабочее окно Acrobat Distiller (Рис.2). Файлы для обработки загружаются через меню «Файл»
--> «Открыть».

                                        Рисунок 2

Окно настроек Acrobat Distiller’а (разед «Шрифты») (см. Рис. 3). 

                                                     Рисунок 3

После преобразования необходимо проверить файл на соответствие PDF/A-стандарту с помощью инструмента «Предпечатная проверка» («Preflight») (Рекомендуем обратиться к вопросу «Как проверить созданный PDF/A-файл»). Если такая проверка не обнаружит ошибок, то PDF/A-файл можно загружать в систему.  

II. Как создать PDF/A-файл через пересохранение уже имеющегося PDF-файла
в формате PDF/A?

1. Открыть PDF-файл с экземпляром печатного издания в Adobe Acrobat.

2. Сохранить файл можно двумя способами:

  • в меню Acrobat «Файл» --> «Сохранить как другой...» выбрать пункт «Файл PDF
    c поддержкой архивирования (PDF/A)».
  • в меню Acrobat «Файл» «Сохранить как...», а в открывшемся окошке в строке «Тип файла» выбираете «PDF/A».

3. В обоих случаях нажимаете в открывшемся окне кнопку «Настройки».

4. В окне настроек необходимо проверить следующие пункты:

  • сохранение должно идти в формат PDF/A-1b;
  • в строке выбора цветового пространства должно быть указано цветовое разрешение sRGB;
  • должна стоять галочка в строке «Apply correction». В таком случае если Acrobat в процессе преобразования исходного PDF обнаруживает какие-то проблемы, то он может применить
    к ним корректирующие инструменты (FixUp);
  • должна стоять галочка в строке «Reconvert via Postscript». В этом случае если Acrobat
    в процессе преобразования исходного PDF обнаруживает какие-то проблемы, то он сам запускает Acrobat Distiller и с его помощью пытается эти проблемы убрать;
  • должны быть убраны галочки в строках «Convert pages with problems into images» и «Convert all pages into images». Если они поставлены, то Acrobat может начать преобразовывать страницы с текстом в изображения, что может вызвать сообщение системы проверки «Отсутствие текстового слоя»;
  • разрешение изображений (строка «Image Resolution») должно быть не менее 300 ppi
    (на скриншоте выставлено 300 ppi).

5.Нажать «Ок», чтобы начать процесс конвертирования в PDF/A.

Окно настроек операции «Сохранить как другой...» («Сохранить как...») (см. Рис. 4). 

                                         Рисунок 4

Если преобразование прошло благополучно, нужно проверить полученный PDF/A-файл
на соответствие PDF/A-стандарту. Это делается с помощью инструмента «Предпечатная проверка» («Preflight») (Рекомендуем обратиться к вопросу «Как проверить созданный PDF/A-файл»). 

Если такая проверка не обнаружит ошибок, то PDF/A-файл можно загружать в систему.  

III. Как создать PDF/A-файл через преобразование уже имеющегося PDF-файла в формат PDF/A с помощью инструмента «Предпечатная проверка» («Preflight»).

1. Открыть PDF-файл с экземпляром печатного издания в Adobe Acrobat.

2. В меню Acrobat «Инструменты» --> «Допечатная подготовка» выбрать «Предпечатная проверка».

3. Далее выбрать «Convert to PDF/A-1b».

4. Нажать в нижнем правом углу кнопку «Analyze and fix». В открывшемся окне указать место, куда надо сохранить преобразованный файл и нажать «Сохранить».

5. Если преобразование прошло благополучно, то проверить полученный PDF/A-файл
на соответствие PDF/A-стандарту. Это делается через ту же операцию «Предпечатная проверка» («Preflight»), но уже в режиме «Verify compliance with PDF/A-1b».

Если такая проверка не обнаружит ошибок, то PDF/A-файл можно загружать в систему.  

Основное окно Adobe Acrobat XI с открытой панелью «Инструменты» и открытым окном операции «Предпечатная проверка» («Preflight») (см. Рис. 5). 

                                                                                                                       Рисунок 5

Рабочее окно операции «Предпечатная проверка» («Preflight») для операции «Convert to PDF/A-1b» (см. Рис. 6). 

                                                                  Рисунок 6

Рабочее окно операции «Предпечатная проверка» («Preflight») для операции «Verify compliance with PDF/A-1b» (см. Рис. 7). 

Экземпляр не был принят из-за отсутствия текстового слоя. Какие настройки необходимы при выгрузке макета из InDesign в PDF?

Если вы PostScript-файл напрямую преобразуете в PDF/A-файл:

  • в «Настройки по умолчанию» выбрать сохранение в «PDF/A-1b 2005 (RGB)»;
  • в настройках Acrobat Distiller (раздел «Шрифты») надо убрать галочку в строке «Сократить знаковый состав встраиваемых шрифтов ... ».

Если вы сначала делаете из PostScript-файла обычный файл в формате PDF, а затем преобразуете его в файл в формате PDF/A:

  • сохранение должно идти в формат PDF/A-1b;
  • в строке выбора цветового пространства должно быть выбрано sRGB;
  • разрешение изображений (строка «Image Resolution») должно быть не менее 300 ppi;
  • должны быть убраны галочки в строках «Convert pages with problems into images» и «Convert all pages into images». Если они поставлены, то Acrobat может начать преобразовывать страницы с текстом в изображения, что может вызвать сообщение системы проверки «Отсутствие текстового слоя».

Рекомендуем также обратиться к вопросу «Настройки преобразования в PDF/A из "Сохранить как"». 

Что делать, если система проверки сообщила о наличии ошибок в файле?

При получении сообщения об ошибках, не связанных с текстовым слоем рекомендуется сделать следующие:

1. Открыть в Adobe Acrobat файл PDF, в котором обнаружена ошибка;

2. Перейти в меню «Инструменты» --> «Допечатная подготовка» --> «Предпечатная проверка» (Preflight);

3. Выбрать «Convert to PDF/A-1b» и нажать кнопку «Analyze and fix» (в нижней части окна);

4. В открывшемся окне указать, куда надо сохранить преобразованный файл и нажать «Сохранить»;

5. Полученный PDF/A-файл необходимо проверить инструментом Preflight, но уже в режиме «Verify compliance with PDF/A-1b»;

6. Если по результатам проверки не было выявлено ошибок, то PDF/A-файл можно загружать
в систему.  

Если эти действия не помогли решить проблему, то рекомендуем сделать следующее:

1. PDF-файл, в котором обнаружена ошибка, необходимо преобразовать обратно в PostScript-формат (PS-файл);

2. Полученный PS-файл через Acrobat Distiller конвертировать в формат PDF/A;

3. PDF/A-файл проверить инструментом Preflight в режиме «Verify compliance with PDF/A-1b»;

4. Если по результатам проверки не было выявлено ошибок, то PDF/A-файл можно загружать
в систему.  

Если ошибка появляется опять, то повторить все пункты еще раз. Обычно в конце концов очередная перекомпиляция приводит PDF в порядок.

В случае, если после произведенных действий ошибка так и не была устранена, рекомендуем обратиться в нашу поддержку

Как проверить созданный PDF/A-файл?

Описание и скриншоты сделаны для работы в Adobe Acrobat XI. Если у вас другая версия Acrobat, расположение элементов может отличаться.

Если преобразование прошло благополучно, надо проверить полученный PDF/A-файл
на соответствие PDF/A-стандарту с помощью инструмента «Предпечатная проверка» («Preflight»): 

1. Откройте PDF-файл с экземпляром печатного издания в Adobe Acrobat. 

2. В меню Acrobat «Инструменты» --> «Допечатная подготовка» выбрать «Предпечатная проверка».

3. В нем выбрать «Verify compliance with PDF/A-1b».

4. Нажать в нижнем правом углу кнопку «Analyze».

Если такая проверка не обнаружит ошибок, то PDF/A-файл можно загружать в систему.  

Основное окно Adobe Acrobat XI с открытой панелью «Инструменты» и открытым окном операции «Предпечатная проверка» («Preflight») (см. Рис. 1). 

                                                                                                            Рисунок 1

Рабочее окно операции «Предпечатная проверка» («Preflight») для операции «Verify compliance with PDF/A-1b» (см. Рис. 2). 

                                                                            Рисунок 2

Ошибки, связанные с текстовым слоем

Сообщение «Несоответствие текстового слоя содержимому файла» возникает, когда PDF состоит из содержимого и текстового слоя. Содержимое экземпляра — это то, что вы видите в программе просмотра PDF, например, Adobe Reader. Текстовый слой — это то, что вы можете скопировать
из PDF, если выделите на странице PDF какую-то ее часть и скопируете ее в буфер,
а затем вставите в текстовый редактор.
Текстовый слой формируется в процессе преобразования верстки (Postscript-файла) в PDF. Например, с помощью Acrobat Distiller. Он необходим для того, чтобы можно было делать поиск по содержимому издания и копировать его отдельные фрагменты.

Как проверить текстовый слой PDF-файла?

1. Проверить наличие текстового слоя.

В программе просмотра PDF проведите курсором по небольшому фрагменту текстовой части страницы. Если эти строчки (слова) не выделяются, значит в этом месте PDF нет текстового слоя, а только изображение. Если подобное происходит в любом месте PDF (на любой его странице),
то в этом PDF нет текстового слоя.

2. Проверить содержимое текстового слоя.

Выделить часть страницы и скопировать ее в текстовый редактор. В редакторе вы должны увидеть тот же самый текст, который видите в программе просмотра PDF (с поправкой
на форматирование).

3. Проверить кодировку текстового слоя.

Делается аналогично пункту 2 — выделить часть страницы и скопировать ее в текстовый редактор. Если в редакторе вы видите на экране тот же текст (на том же языке), который вы выделили на странице PDF, с кодировкой все в порядке.

Возможные причины появления ошибки «Несоответствие текстового слоя содержимому файла»: 

1. В PDF использовались шрифты, сделанные с отклонениями от соответствующих стандартов.

Например, на том месте, где в шрифте должны находиться символы из кодовой страницы 1251 (кириллица), находятся символы кодовой страницы 1252 (доп. символы европейской латиницы). Или шрифт вместо одной из стандартных кодировок (кодовых страниц) использует что-то нестандартное, системе проверки неизвестное.

2. Верстка производилась на одном компьютере, а PDF-файл из нее создавался на другом:
в полученный PDF/A могли быть внедрены не те шрифты, которые использовались в верстке.

3. При создании PDF в настройках Acrobat Distiller не была убрана настройка «Сократить знаковый состав встраиваемых шрифтов ...».

Описание и скриншоты сделаны для работы в Adobe Acrobat XI. Если у вас другая версия Acrobat, расположение элементов может отличаться.

Возможные причины появления ошибки «Отсутствие текстового слоя»: 

1. Использованные в PDF шрифты были преобразованы в растровые. 

Необходимо внимательно проверять настройки программы верстки и настройки создания PDF/A-файлов в Acrobat и в Acrobat Distiller. 

Например, в Acrobat XI при сохранении PDF в PDF/A есть настройки, которые преобразуют страницы в растр — «Convert pages with problems into images» и «Convert all pages into images» (меню «Файл» --> «Сохранить как другой...» --> «Файл PDF c поддержкой архивирования (PDF/A)», кнопка «Настройки»). Они указаны по умолчанию, поэтому при создании PDF/A-файла обязательного экземпляра их надо убирать.

2. Использованные в PDF шрифты были преобразованы в векторные (в кривые). 

Проверять аналогичным образом настройки верстки и настройки в Acrobat и Acrobat Distiller. 

3. При верстке использовались растровые шрифты.

Программы создания PDF распознают растровые шрифты как разновидность картинок. Соответственно, текст, введенный растровыми шрифтами, для Adobe Acrobat Distiller будет выглядеть как множество маленьких картинок, а при создании PDF-файла текстовый слой образовываться не будет. В данном случае система проверки при этом выдаст ошибку «Отсутствие текстового слоя» или «Несоответствие текстового слоя содержимому файла».
Во избежание подобных ошибок все используемые в файле шрифты должны быть векторными. 

Что можно сделать, чтобы не возникала ошибка «Несоответствие текстового слоя содержимому файла»?

Необходимо убрать из настроек сохранения верстки и настроек создания PDF/A-файла все,
что связано с сокращением шрифтов по количеству символов, которые будут внедрены в PDF (PDF/A) при его создании (например, описанная выше настройка Acrobat Distiller). Шрифты должны внедряться полностью, без изменений.

Можно исключить преобразование шрифтов в вектора (в кривые). Данная настройка может привести к ошибке «несоответствие текстового слоя содержимому издания».

После проверки настроек создается PDF/A-файл, из него необходимо скопировать в Word текстовый слой и проверить на соответствие содержимому PDF. Если нарушения есть, обратите внимание на то, какими шрифтами набраны проблемные места в тексте. Для этого необходимо сделать следующее: 

1. Определить название шрифтов, которыми набран текст с «кракозябрами»: выделить в Word несколько символов текста с определенным шрифтом и посмотреть в разделе «Шрифты», каким типом шрифта был введен текст. 

2. В программе просмотра PDF открыть окно «Свойства», перейти в закладку «Шрифты»
и проверить свойства шрифта. 

3. Если рядом с названием проблемного шрифта в скобках стоит «Встроенное подмножество»,
а в строке «Кодировка» прописано что-нибудь стандартное (например, ANSI), то он был внедрен
в PDF не полностью, а только частично (подмножеством). В данном случае необходимо убрать настройку создания PDF (верстки), из-за которой это произошло.

4. Если рядом с названием проблемного шрифта стоит «Встроенный», а в строке «Кодировка» стоит «Заказные», то скорее всего он сделан с нарушениями стандартов. Тогда необходимо заменить этот шрифт.

5. Если в свойствах шрифта вы видите и то, и другое (и «Встроенное подмножество»,
и «Заказные»), то скорее всего сложились обе причины (см. пункт 3 и пункт 4). Тогда сначала надо отыскать и убрать настройку частичного внедрения шрифта, а если проблема все равно сохранится, то менять шрифт.