Помощь и поддержка

Что разрешено в обычном PDF и ограничено в формате PDF/A?

Формат PDF/A предназначен для архивного хранения электронных документов.

Основное требование — возможность использования сохраненных в нем материалов через неопределенно большой срок времени. А это значит, что его содержимое  должно быть полностью самодостаточным - всё, что необходимо для  чтения PDF/A-файла, должно быть заключено внутри него. Любая отсылка процесса чтения к внешним источникам данных делает воспроизведение PDF-документа зависимым от конкретного ПК, в результате чего теряется основное качество архивного документа — автономность, а именно,  в любых условиях, в любой рабочей среде воспроизведение в таком же виде, в каком он был изначально создан.

Из этого требования  исходят все ограничения, накладываемые стандартом на содержимое PDF/A-файлов, точное соблюдение которых  контролирует система проверки обязательного электронного экземпляра.

Далее приводятся основные ограничения для PDF/A-файлов по сравнению с обычными PDF:

1. В PDF/A не допускается шифрование, пароли на доступ к PDF и работу с ним.

2. В PDF/A не допускается использование коммерческих алгоритмов, защищенных патентами (например, сжатия по LZW-алгоритму).

3. Не допускается встраивание в PDF/A-файл данных (файлов), запрашиваемых из внешних источников с произвольным информационным наполнением. Это усложняет выполнение условия полной самодостаточности содержимого PDF/A-файла.

4. Не допускается использование альтернативных вариантов содержимого PDF/A-файла (возможность выбора при просмотре). Это тоже усложняет выполнение условия полной самодостаточности содержимого PDF/A-файла.

5. Все используемые цвета должны быть определены способом, независимым от устройств вывода. Это делается как при помощи использования одного из стандартных цветовых пространств (независимых от устройств вывода), так и при помощи настроек вывода (профиля вывода намерений, OutputIntent). При этом должно соблюдаться обязательное условие — если в настройках вывода указано определенное цветовое пространство, то оно же и должно использоваться в самом PDF-файле.

Соответственно, не допускается, чтобы в настройках вывода (профиле OutputIntent) было указано одно цветовое пространство, а фактически использовалось другое, или  использовалось некалиброванное цветовое пространство, которого нет в перечне стандартных цветовых пространств.

Также нежелательно использовать цветовое пространство Alternate.

6. При верстке издания может использоваться технология Open Prepress Interface (OPI). Она позволяет сохранять в вёрстке не само изображение, а его эскиз плюс ссылку на оригинальное изображение высокого разрешения. В дальнейшем, при выводе на PostScript-устройство эскизы заменяются на оригинальные изображения.

Подобное может нарушить принцип самодостаточности PDF/A-файлов, поэтому стандарт PDF/A не допускает использование OPI-технологии.

7. В обычном PDF допустимы произвольно выполняемые кодовые PostScript-потоки. В PDF/A они не допускаются, поскольку могут конфликтовать с принципом надежной и предсказуемой визуализации содержимого PDF/A-файла.

Также не допускается использовать X-объекты (XObjects), которые дают ссылки на внешние PDF-файлы — любые такие ссылки могут нарушить принцип автономности.

8. Все шрифты, используемые в PDF/A-файле, должны обеспечивать точную, надежную и предсказуемую визуализацию его текстового содержимого. Для этого они должны полностью соответствовать спецификациям шрифтов (должны быть созданы в соответствии со стандартами данного типа шрифтов).

10. Все шрифты, использованные в данном PDF/A-файле, должны быть внедрены (вложены) в него. Таким образом, для программы чтения обеспечивается возможность должным образом воспроизвести все глифы (символы) именно так, как они выглядели изначально при создании данного PDF.

11. Внедрены (вложены) должны быть как сами шрифты (набор глифов/символов), так и записи словарей CIDFont, CMap, а также метрики шрифтов. Все это элементы структуры данных PDF-файла (метаданные PDF), которые обеспечивают корректный доступ к глифам шрифтов, а значит возможность их точного воспроизведения.

12. Не допускается использовать шрифты, которые имеют юридические ограничения по их использованию (т.е. шрифты, которые зависят от наличия соглашения с владельцем авторского права на шрифт). Это может создать проблемы для долгосрочного архивного хранения и использования подобных шрифтов.

13. В PDF/A-файлах не допускается использование прозрачности (Transparency).

14. Не допускается использовать действия (Actions).

Как зарегистрировать личный кабинет филиала издательства?

Для регистрации личного кабинета филиала издательства вам необходимо:
1. Зайти в Личный кабинет головной организации
2. Нажать на вкладку «пользователи»
3. Добавить пользователя
4. Ввести информацию о пользователе
5. Во всплывающем меню заменить роль «Локальный администратор» на «Пользователь»
6. Нажать кнопку «Создать»
7. Напротив созданного вами пользователя нажать на кнопку «Изменить»
8. На данной странице вам необходимо задать временный пароль и нажать кнопку «Обновить»

После первого входа филиала будет предложено заменить временный пароль на постоянный.

В случае смены почтового адреса пользователя или утери пароля от ЛК филиала восстановить/заменить данные вы сможете проделав пункты начиная с №7.
 

Куда и в каком виде нужно сдавать диссертации?

Диссертационные советы в тридцатидневный срок доставляют в Российскую государственную библиотеку (РГБ) обязательный экземпляр диссертаций (в бумажном варианте) после их защиты и присуждения ученой степени по всем научным специальностям (с 01.01.2017 года по медицинским наукам отправляют не только в ЦНМБ, но и в РГБ).

Отправка обязательного экземпляра диссертаций в электронной форме, заверенного квалифицированной электронной подписью производителя документа, предназначенного для Российской государственной библиотеки, производится в ЦИТиС, по адресу http://rosrid.ru/

В чем состоит назначение Системы?

Согласно Федеральному закону № 278-ФЗ от 3 июля 2016 года, производители документов в течение семи дней со дня выхода в свет первой партии тиража печатных изданий доставляют с использованием информационно-телекоммуникационных сетей обязательный экземпляр (заверенный квалифицированной электронной подписью производителя документа) печатных изданий в электронной форме в Российскую государственную библиотеку (ФЗ № 278, статья 1, пункт 4в). Для выполнения данного требования производителям необходимо подать заявку на регистрацию в Системе приема, обработки, хранения и учета обязательного экземпляра печатного издания (далее Система) в электронной форме. Система находится по адресу: http://oek.rsl.ru.

Кто является производителем документов?

Производитель документов юридическое лицо, независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности, или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра (издатель; редакция средства массовой информации; организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы; организации, на базе которых созданы советы по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук (далее диссертационные советы); иные лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра).

Что нужно, чтобы передать экземпляр печатного издания в электронной форме?

Для передачи экземпляра печатного издания в электронной форме вам потребуется:

  • файл электронной копии экземпляра печатного издания;
  • квалифицированная электронная подпись;
  • регистрация в Системе.

Как зарегистрироваться в Системе?

Для передачи экземпляра печатного издания в электронной форме представителю производителя документов необходимо зарегистрироваться в Системе. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

  • заполнить форму заявления, указав основные реквизиты и контактные данные;
  • подписать квалифицированной электронной подписью заполненное заявление;

В случае успешной проверки в Системе будет создан Личный кабинет производителя документов сроком на 1 год.

Как передать экземпляр печатного издания в электронной форме?

Для передачи производителем документа обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме представителю производителя документов необходимо выполнить следующие действия в Личном кабинете на сайте http://oek.rsl.ru:

  • заполнить форму выходных данных на передаваемый документ в соответствии с ГОСТ Р 7.0.4-2006 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Выходные сведения. Общие требования и правила оформления»;
  • загрузить соответствующий требованиям файл(ы) в Систему.

Все загруженные в Систему файлы проходят проверку на соответствие требованиям. О результатах проверки направляется уведомление через Личный кабинет и сообщение электронной почты.

Как передать экземпляр периодического издания в электронной форме?

Для подачи заявки на передачу обязательного экземпляра периодического издания в электронной форме необходимо в личном кабинете воспользоваться пунктом меню «Подать заявку». В открывшейся форме «Заявка на передачу электронной копии» необходимо выполнить следующие шаги:

  • Выбрать пункт «ISSN» или «Не получен» в списке.
  • Заполнить поля:
    • «Заглавие» - указать наименование периодического издания и его номер;
    • «Год издания» - указать год выхода номера периодического издания;
    • «Место издания» - населённый пункт, где был произведён основной тираж номера периодического издания.
  • Сохранить форму.
  • Загрузить файл в формате PDF/A и дождаться завершения его проверки, о чём как на странице формы «Заявка на передачу электронной копии», так и посредством электронной почты будет сообщено пользователю. Загрузка файлов в иных форматах не допускается.
  • Подписать загруженный файл квалифицированной электронной подписью, выданной на издательство.

Какие требования предъявляются к файлу электронной копии обязательного экземпляра документа?

Российская государственная библиотека на основании «Временного положения о порядке работы в Российской государственной библиотеке с обязательными экземплярами печатных изданий в электронной форме» устанавливает следующие требования к экземплярам печатных изданий в электронной форме:

  • В качестве формата файла обязательного экземпляра печатных изданий в электронной форме должен использоваться общепринятый формат для долгосрочного архивного хранения документов PDF/A, основанный на стандарте ISO 19005:2005. Использование других форматов не допускается.
  • Для создания PDF-файла обязательного экземпляра печатных изданий в электронной форме допускается использование метода конвертации оригинал-макетов, при условии что полученный результат будет отражать все элементы издания, предусмотренные ГОСТ Р 7.0.4-2006 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Выходные сведения. Общие требования и правила оформления», за исключением переплёта, футляра, обёртки и манжетки. При этом не допускается присутствие в PDF/А-файле типографических меток оригинал-макетов, необходимых в процессе печати, но не вошедших в печатное издание.
  • В PDF-файлах обязательного экземпляра печатных изданий в электронной форме должны сохраняться характеристики цветности обязательного экземпляра печатных изданий в электронной форме.
  • Файл PDF не должен содержать ошибки и ограничения (в том числе программно-технические) препятствующие дальнейшему копированию и иному использованию обязательного экземпляра печатных изданий в электронной форме в соответствии с законодательством Российской Федерации.
  • Разрешение страниц файла PDF должно быть не менее 300 точек на дюйм (dpi).
  • Цветовое пространство RGB.

Что является обязательным экземпляром печатного издания в электронной форме?

Согласно Федеральному закону № 278-ФЗ от 3 июля 2016 года, экземпляр печатного издания в электронной форме — это электронная копия оригинал-макета, с которого осуществлялась печать документа, воспроизводящая информацию, содержащуюся в изданном документе (печатном издании), включая его текст, иллюстрации и все элементы оформления (ФЗ № 278, статья 1, пункт 3).

Что такое квалифицированная электронная подпись?

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует следующим признакам:

  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи;
  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Квалифицированная электронная подпись уже есть. Можно ли её использовать для регистрации в Системе?

Если у вас уже есть действующая квалифицированная электронная подпись, вы можете использовать ее для регистрации в Системе и заверения передаваемых электронных копий обязательных экземпляров документов.

Как получить квалифицированную электронную подпись?

Получить квалифицированный сертификат электронной подписи можно в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Для получения квалифицированного сертификата электронной подписи юридическими лицами требуются:

  • учредительные документы;
  • документ, подтверждающий факт внесения записи о юридическом лице в Единый государственный реестр юридических лиц;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе заявителя.

Для получения квалифицированного сертификата электронной подписи физическими лицами требуются:

  • личное присутствие;
  • основной документ, удостоверяющий личность (паспорт);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования заявителя (СНИЛС);

Сертификат и ключи электронной подписи запишут на сертифицированный электронный носитель — электронную карту или флеш-накопитель. Платность получения сертификата и ключей электронной подписи определяется регламентом удостоверяющего центра.

Как зарегистрировать в Системе физическое лицо?

Правила регистрации в Системе одинаковы для юридических лиц и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Список поддерживаемых браузеров

Система оптимизирована для работы в следующих браузерах:

Браузеры, не отображенные в этом списке, могут не поддерживаться системой.

Требования к PDF/A-файлам обязательного экземпляра

 

1. PDF-файлы обязательного экземпляра должны быть созданы в формате PDF/A-1b.

 

2. Разрешение изображений должно быть не меньше 300 dpi.

При меньшем разрешении изображения при просмотре могут быть видны с искажениями.

 

3. Цветовое пространство — RGB.

Цветовое пространство CMYK обычно используется для верстки и вывода на печать (т.е. для типографии), а для просмотра на экране используется цветовое пространстве RGB. Поэтому PDF, принимаемые в качестве обязательного экземпляра, должны быть созданы в RGB.

Нет необходимости конвертировать в цветовое пространстве RGB саму верстку. Это можно сделать в процессе преобразования Postscript-файла с версткой в PDF/A-формат. Например, через настройку преобразования в Acrobat Distiller «PDF/A-1b 2005 (RGB)».

 

4. В PDF должен быть текстовый слой.

Обычная издательская практика предполагает, что печатные издания — это или текст, или текст плюс изображения. В PDF должен быть текстовый слой — то, что вы можете выделить на странице PDF и скопировать в текстовый редактор.

 

5. Текстовый слой должен соответствовать содержимому PDF.

 

Откройте для просмотра файл PDF. Выделите фрагмент текста (т.е. текстового слоя) и скопируйте его в редактор. Вы должны увидеть на экране тот же самый текст, который вы выделили на странице PDF (с поправкой на форматирование).

Если скопированный текст отличается от содержимого файла PDF (в программе просмотра PDF вы видите одно, а в редакторе другое), то ваш PDF сделан с нарушениями, и вы получите сообщение системы проверки «Несоответствие текстового слоя содержимому файла».

 

6. Кодировка текстового слоя должна быть или CP-1251, или UTF-8. При использовании других кодировок появится сообщение системы проверки «неверная кодировка текстового слоя».

Чтобы это проверить, сделайте то же самое, что и в п.5 — выделите на странице PDF фрагмент текста (т.е. текстового слоя) и скопируйте его в редактор. Если в редакторе вы видите на экране тот же самый текст, который вы выделили на странице PDF (на том же самом языке), то с кодировкой все в порядке.

 

8. Нежелательно использовать в верстке растровые шрифты.

Растровые шрифты программами создания PDF (например, Acrobat Distiller) воспринимаются, как разновидность картинок. Система проверки выдаст сообщение «отсутствие текстового слоя» или «несоответствие текстового слоя содержимому файла».

Чтобы такого не происходило, все используемые шрифты должны быть векторными.

 

9. Нежелательно преобразовывать используемые в PDF шрифты, в векторы (в кривые).

Система проверки может дать сообщение «отсутствие текстового слоя» или «несоответствие текстового слоя содержимому файла».

 

 

 

 

 

 

Причина отказа: Выходные данные издания не совпадают с "Данными о документе"

Возможно, в поле ISBN/ISSN указан штрих-код издания.
Если у Вас нет ISBN/ISSN, необходимо выбрать в списке пункт «Не получен».
Для корректного сопоставления заявки и номера периодического издания, рекомендуем в поле "Заглавие", помимо названия издания, вносить также и его номер. 

Какую программу лучше использовать для преобразования в формат PDF/A из верстки, созданной в InDesign?

Наиболее часто используемый вариант - Adobe Acrobat (желательно одной из последних версий).
См.  «Как создать PDF/A-файл»

Какое цветовое пространство выбрать для чёрно-белого издания?

Выбирать  цветовое пространство имеет смысл только для изданий в цвете. Если ваше издание сделано в ч/б,  можно брать любое из них. 
Предпочтительнее выбрать цветовое пространство sRGB. Оно вписывается в требование Российской государственной библиотеки об использовании  цветового пространства RGB.

Для отправки обязательного экземпляра печатного издания в электронном формате квалифицированная электронная подпись должна быть оформлена на физическое лицо (главный редактор) или юридическое?

Если личный кабинет зарегистрирован на имя юридического лица, заявка на передачу обязательного экземпляра должна быть подписана подписью, также выданной на имя этого юридического лица. Подпись может быть оформлена на должностное лицо (главного редактора, главного бухгалтера).

Не удалось подписать заявление. Ошибка "A crertificate chain could not be build to a trusted root autoriy (0x800B010A)"

КриптоПро не может построить цепочку сертификатов при подписи. Проблема на клиенте. Нужно проверить, стоит ли корневой сертификат удостоверяющего центра в списке доверенных. 
 

Как выполнить преобразование CMYK --> RGB ?

Преобразование CMYK --> RGB можно выполнить во время преобразования вашего материала в PDF/A-файл.
1. В программе верстки сохранить верстку вашего издания, как PostScript-файл (формат .PS).
2. В меню Acrobat «Инструменты» --> «Допечатная подготовка» --> «Дополнительные продукты» выбрать «Acrobat Distiller».
3. Загрузить в Acrobat Distiller полученный в п.1 PostScript-файл и преобразовать его в PDF/A (в «Настройки по умолчанию» выбрать «PDF/A-1b 2005 (RGB)»).
 

Сообщение «Несоответствие текстового слоя содержимому файла», возможные причины появления ошибки

Сообщение «Несоответствие текстового слоя содержимому файла» обычно появляется в следующем случае:
PDF, как правило, состоит из содержимого и текстового слоя. Содержимое издания — это то, что вы видите в программе просмотра PDF, например, Adobe Reader. Текстовый слой — это то, что вы можете скопировать из PDF, если выделите на странице PDF какую-то ее часть, скопируете выделенное в буфер и вставите в текстовый редактор.
Текстовый слой формируется в процессе преобразования верстки (Postscript-файла) в PDF. Например, это делает Acrobat Distiller. Он необходим для того, чтобы можно было делать поиск по содержимому издания и копировать его отдельные фрагменты.
Соответственно, проверить, что из себя представляет текстовый слой данного PDF, достаточно просто. В программе просмотра выделяете на странице PDF какую-то ее часть, копируете выделенное в буфер и вставляете в текстовый редактор.
Поскольку содержимое и текстовый слой —  фактически, одно и то же, то при копировании выделенной части страницы в редактор, вы должны увидеть в нем тот же самый текст, который видите в программе просмотра PDF (с поправкой на форматирование). Если это не так (в Adobe Reader вы видите одно, в текстовом редакторе другое), то ваш PDF сделан с нарушениями, а значит не может быть принят.

Возможные причины появления подобной ошибки:
- при создании данного PDF (верстке издания) использовались шрифты, сделанные с отклонениями от соответствующих стандартов;
- текстовая часть PDF выполнена не в кодировках CP-1251 или UTF-8;
- верстка делалась на одном компьютере, а PDF из нее создавался на другом компьютере;
- при создании PDF в настройках Acrobat Distiller не была убрана настройка «Сократить знаковый состав встраиваемых шрифтов». 

В случае, если при исправлении этих ошибок, проблема осталась, рекомендуем обратиться в службу технической поддержки вашей организации.

Какой должна быть кодировка текстового слоя?

Кодировка текстового слоя должна быть CP-1251 или UTF-8, в ином случае файл принят не будет.

Может ли теряться текстовый слой при преобразовании PDF в PDF-1а?

Может. В настройках преобразования PDF в PDF/A есть пункты «Convert pages with problems into images» и «Convert all pages into images». Перед началом преобразования надо убрать галочки в них (по умолчанию они есть).

Почему не принимаются растровые шрифты («отсутствие текстового слоя»)?

Растровые шрифты программами создания PDF (например, Acrobat Distiller) воспринимаются, как разновидность картинок. Соответственно, текст, набранный растровыми шрифтами, для Distiller будет выглядеть как множество маленьких картинок, и, при создании PDF, текстовый слой образовываться не будет.
Система проверки при этом даст сообщение «отсутствие текстового слоя» или «несоответствие текстового слоя содержимому файла».
Чтобы такого не происходило, все используемые шрифты должны быть векторными.
 

Сообщение «Программы для всех шрифтов, используемых в пределах соответствующего файла ...»

Такое сообщение обычно появляется, когда при создании PDF/A-файла в него не были внедрены какие-то из используемых в нем шрифтов. Достаточно частая причина - верстку делали на одном ПК, а PDF/A-файл из нее создавали уже на другом.

Как создать PDF/A-файл из верстки с изданием?

Описание и скриншоты сделаны для работы в Adobe Acrobat XI. Если у вас стоит другая версия Acrobat, нахождение элементов может отличаться.

  I. Создать PDF/A-файл через преобразование Postscript-файла в Acrobat Distiller

1. В программе верстки (например, в InDesign) сохранить верстку вашего издания, как PostScript-файл.

2. В меню Acrobat «Инструменты» --> «Допечатная подготовка» --> «Дополнительные продукты» выбрать «Acrobat Distiller».

3. Загрузить в Acrobat Distiller полученный в п.1 PostScript-файл и преобразовать его в PDF/A (в «Настройки по умолчанию» выбрать «PDF/A-1b 2005 (RGB)»).

Перед тем, как делать преобразование в PDF/A, в настройках Acrobat Distiller (вкладка «Шрифты») убрать галочку в строке «Сократить знаковый состав встраиваемых шрифтов ... ».

На рисунке 1 показано основное окно Adobe Acrobat XI с открытой панелью «Инструменты» (кнопка «Acrobat Distiller» в самом низу панели) и открытым окошком Acrobat Distiller’а.

                                                                                                                    Рисунок 1

На рисунке 2 показано рабочее окно Acrobat Distiller. Файлы для обработки загружаются через меню «Файл» --> «Открыть».

                                        Рисунок 2

На рисунке 3 показано окно настроек Acrobat Distiller’а (закладка «Шрифты»).

                                                     Рисунок 3

 

После преобразования необходимо проверить файл на соответствие PDF/A-стандарту с помощью инструмента «Предпечатная проверка» («Preflight»).

(Здесь дать ссылку на содержимое файла «Как проверить уже созданный PDF_A-файл на ошибки.doc»)

Если такая проверка не обнаружит ошибок, то PDF/A-файл можно загружать на сайт oek.rsl.ru.

 

II. Создать PDF/A-файл через пересохранение уже имеющегося PDF в PDF/A

1. Открываете ваш PDF в Adobe Acrobat.

2. Сохранить файл можно двумя способами:

  • в меню Acrobat «Файл» --> «Сохранить как другой...» выбрать пункт «Файл PDF c поддержкой архивирования (PDF/A)».
  • в меню Acrobat «Файл» «Сохранить как...», а в открывшемся окошке в строке «Тип файла» выбираете «PDF/A».

3. В обоих случаях нажимаете в открывшемся окошке кнопку «Настройки».

4. В окошке настроек проверяете следующие моменты:

  • сохранение должно идти в формат PDF/A-1b;
  • в строке выбора цветового пространства должно быть выбрано sRGB;
  • должна стоять галочка в строке «Apply correction». В этом случае если Acrobat в процессе преобразования исходного PDF обнаруживает какие-то проблемы, то он может применить к ним корректирующие инструменты (FixUp);
  • должна стоять галочка в строке «Re-convert via Postscript». В этом случае если Acrobat в процессе преобразования исходного PDF обнаруживает какие-то проблемы, то он сам запускает Acrobat Distiller и с его помощью пытается эти проблемы убрать;
  • должны быть убраны галочки в строках «Convert pages with problems into images» и «Convert all pages into images». Если они поставлены, то Acrobat может начать преобразовывать страницы с текстом в изображения. А это может вызвать сообщение системы проверки «Отсутствие текстового слоя»;
  • разрешение изображений (строка «Image Resolution») должно быть не менее 300 ppi (на скриншоте выставлено 300 ppi).

5. После этого можно нажать ОК и запустить процесс конвертирования в PDF/A.

На рисунке 4 показано окно настроек операции «Сохранить как другой...» («Сохранить как...»).

                                         Рисунок 4

 

Если преобразование прошло благополучно, нужно проверить полученный PDF/A-файл на соответствие PDF/A-стандарту. Это делается с помощью инструмента «Предпечатная проверка» («Preflight»).

(см. «Как проверить уже созданный PDF_A-файл»)

Если такая проверка не обнаружит ошибок, то PDF/A-файл можно загружать на сайт oek.rsl.ru.

III. Создать PDF/A-файл через преобразование уже имеющегося PDF в PDF/A с помощью инструмента «Предпечатная проверка» («Preflight»).

1. Открываете ваш PDF в Adobe Acrobat.

2. В меню Acrobat «Инструменты» --> «Допечатная подготовка» выбираете «Предпечатная проверка».

3. В нем выбираете «Convert to PDF/A-1b».

4. Нажимаете в нижнем правом углу кнопку «Analyze and fix». В открывшемся окошке указываете куда надо сохранить преобразованный файл и нажимаете «Сохранить».

5. Если преобразование прошло благополучно, то проверить полученный PDF/A-файл на соответствие PDF/A-стандарту. Это делается через ту же операцию «Предпечатная проверка» («Preflight»), но уже в режиме «Verify compliance with PDF/A-1b».

6. Если такая проверка не обнаружит ошибок, то PDF/A-файл можно загружать на сайт oek.rsl.ru.

На рисунке 5 показано основное окно Adobe Acrobat XI с открытой панелью «Инструменты» и открытым окошком операции «Предпечатная проверка» («Preflight»).

                                                                                                                       Рисунок 5

На рисунке 6 показано рабочее окно операции «Предпечатная проверка» («Preflight») для операции «Convert to PDF/A-1b».

                                                                  Рисунок 6

На рисунке 7 показано рабочее окно операции «Предпечатная проверка» («Preflight») для операции «Verify compliance with PDF/A-1b».

 

 

 

 

Не принят экземпляр из-за отсутствия текстового слоя. Какие настройки необходимы при выгрузке макета из InDesign в PDF?

Если вы PS-файл, полученный в InDesign, напрямую преобразуете в PDF/A-файл:

- в «Настройки по умолчанию» надо выбрать сохранение в «PDF/A-1b 2005 (RGB)»;

- в настройках Acrobat Distiller (закладка «Шрифты») надо убрать галочку в строке «Сократить знаковый состав встраиваемых шрифтов ... ».

См. Настройки Distiller, окно с настройками шрифтов

Если вы сначала делаете из PS-файла обычный PDF, а потом преобразуете этот PDF в PDF/A-файл:

- сохранение должно идти в формат PDF/A-1b;

- в строке выбора цветового пространства должно быть выбрано sRGB;

- разрешение изображений (строка «Image Resolution») должно быть не менее 300 ppi;

- должны быть убраны галочки в строках «Convert pages with problems into images» и «Convert all pages into images». Если они поставлены, то Acrobat может начать преобразовывать страницы с текстом в изображения. А это как раз может вызвать сообщение системы проверки «Отсутствие текстового слоя.

См. Настройки преобразования в PDF/A из "Сохранить как"

 

Как преобразовать верстку с изданием в PDF/A-файл

 

Как сохранить сверстанное издание в PDF/A-формат?

 

Это можно делать двумя способами:

- сохранить верстку в виде Postscript-файла и с помощью Acrobat Distiller преобразовать ее в PDF/A-файл;

- сохранить верстку в виде PDF (или обычного PDF, или PDF/X) и потом с помощью Adobe Acrobat преобразовать этот PDF в PDF/A.

 

 

C помощью какой программы лучше преобразовывать в PDF/A-формат?

 

Обычно для этого используется Adobe Acrobat (его инструмент Adobe Distiller).

 

Что необходимо учитывать, при выполнении преобразования в PDF/A-формат?

 

1. Общее правило преобразования в PDF/A-файл — его желательно создавать на том же компьютере (в той же рабочей среде), в которой выполнялась верстка. Если это делать на другом компьютере (в другой рабочей среде), то могут возникнуть проблем с внедрением в PDF/A-файл всех использованных при верстке материалов, в т.ч. и шрифтов.

Если же нет возможности это выполнить, то надо в настройках создания Postscript-файлов везде, где это можно, прописать внедрение в создаваемые Postscript-файлы шрифтов, используемых в верстке.

2. При верстке для типографии в основном используется цветовое пространство CMYK, а PDF обязательного экземпляра должны быть созданы в цветовом пространстве RGB. Это преобразование будет выполнено автоматически, во время создания PDF/A-файла необходимо  выбрать настройку «PDF/A-1b 2005 (RGB)» (применимо к Acrobat Distiller)

3. О шрифтах.

Нежелательно использовать растровые шрифты, т.к. система проверки при этом отобразит сообщение «отсутствие текстового слоя» или «несоответствие текстового слоя содержимому файла».

Нежелательно преобразовывать векторные шрифты в кривые. Это тоже может приводить к сообщению «отсутствие текстового слоя».

 

Как создать PDF/A-файл

 

1. Из PostScript-файла с версткой — (см. «Инструкция по созданию PDF/A  I»).

2. Через пересохранение уже имеющегося PDF в PDF/A — (см. «Инструкция по созданию PDF/A  II»).

3. Через преобразование уже имеющегося PDF в PDF/A с помощью инструмента «Предпечатная проверка» («Preflight») — (см. «Инструкция по созданию PDF/A  III»).

 

 

Что необходимо проверить в созданном PDF/A-файле?

 

1. Проверить его на соответствие стандарту PDF/A.

Даже если Acrobat Distiller после преобразования пишет в отчете «Ошибок не обнаружено», созданный им PDF/A-файл необходимо проверить через инструмент Preflight (режим «Verify compliance with PDF/A-1b»). Как это можно сделать описано в (см. «Как проверить созданный PDF/A-файл»)

Если Preflight обнаруживает ошибки, то как их можно убрать описано в (см. «Если вы получили сообщение системы проверки об ошибках»)

 

2. Проверить наличие текстового слоя.

В программе просмотра PDF проведите курсором по небольшому фрагменту текстовой части страницы (нескольким ее строчкам, нескольким словам). Если при этом не появляется выделение именно этих строчек (слов), значит в этом месте PDF нет текстового слоя, а только изображение. Если подобное происходит в любом месте PDF (на любой его странице), то в этом PDF нет текстового слоя.

(см. «Ошибки, связанные с текстовым слоем»)

 

2. Проверить соответствие текстового слоя содержимому PDF и кодировку текстового слоя.

В программе просмотра выделяете на странице PDF какую-то ее часть, копируете выделенное в буфер и вставляете в текстовый редактор.

Содержимое и текстовый слой — фактически одно и то же. А значит, при копировании выделенной части страницы в текстовый редактор (например, Word) вы должны увидеть в редакторе тот же самый текст, который видите в программе просмотра PDF (с поправкой на форматирование).

Аналогичным образом делается проверка кодировки текстового слоя — выделить часть страницы и скопировать ее в текстовый редактор. Если в редакторе вы видите на экране тот же самый текст (на том же самом языке), который вы выделили на странице PDF, то с кодировкой все в порядке.

(см. «Ошибки, связанные с текстовым слоем»)

Если вы получили сообщение системы проверки об ошибках

При получении сообщения об ошибках, не связанных с текстовым слоем:

1. Открыть в Adobe Acrobat файл PDF, в котором обнаружена ошибка;

2. Перейти в меню «Инструменты» --> «Допечатная подготовка» --> «Предпечатная проверка» (Preflight);

3. Выбрать «Convert to PDF/A-1b» и нажать кнопку «Analyze and fix» (в нижней части окна);

4. В открывшемся окне указать, куда надо сохранить преобразованный файл и нажать «Сохранить»;

5. Полученный PDF/A-файл необходимо проверить инструментом Preflight, но уже в режиме «Verify compliance with PDF/A-1b»;

6. Если в п.5 не выявлено ошибок, полученный PDF/A-файл можно загружать на сайт oek.rsl.ru.

 

Если ошибка опять появляется:

1. PDF, в котором обнаружена ошибка, необходимо преобразовать обратно в PostScript-формат (PS-файл);

2. Полученный PS-файл через Acrobat Distiller конвертировать в PDF/A;

3. PDF/A-файл проверить инструментом Preflight в режиме «Verify compliance with PDF/A-1b»;

4. Если в п.3 не выявлено ошибок, PDF/A-файл можно загружать на сайт oek.rsl.ru.

Если ошибка появляется опять, повторить все пункты еще раз. Обычно очередная перекомпиляция приводит PDF в порядок.

Описание и скриншоты сделаны для работы в Adobe Acrobat XI. Если у вас стоит другая версия Acrobat, нахождение элементов может отличаться.

Подробное описание:

- работа с инструментом Preflight — (см. «Инструкция по созданию PDF/A  (III)»)

— работа с Acrobat Distiller — (см. «Инструкция по созданию PDF/A  (I)»)

Если описанным выше способом вам не удается убрать в PDF/A-файле ошибку, сообщите нам об этом. Это поможет нам действовать в других аналогичных случаях.

 

Как проверить созданный PDF/A-файл

Описание и скриншоты сделаны для работы в Adobe Acrobat XI. Если у вас другая версия Acrobat, нахождение элементов может отличаться.

Если преобразование прошло благополучно, надо проверить полученный PDF/A-файл на соответствие PDF/A-стандарту с помощью инструмента «Предпечатная проверка» («Preflight»).

1. Открываете ваш PDF в Adobe Acrobat.

2. В меню Acrobat «Инструменты» --> «Допечатная подготовка» выбираете «Предпечатная проверка».

3. В нем выбираете «Verify compliance with PDF/A-1b».

4. Нажимаете в нижнем правом углу кнопку «Analyze».

Если такая проверка не обнаружит ошибок, то PDF/A-файл можно загружать на сайт oek.rsl.ru.

На рисунке 1 показано основное окно Adobe Acrobat XI с открытой панелью «Инструменты» и открытым окошком операции «Предпечатная проверка» («Preflight»).

                                                                                                            Рисунок 1

На рисунке 2 показано рабочее окно операции «Предпечатная проверка» («Preflight») для операции «Verify compliance with PDF/A-1b».

                                                                            Рисунок 2

 

Ошибки, связанные с текстовым слоем

PDF, как правило, состоит из содержимого и текстового слоя. Содержимое издания — это то, что вы видите в программе просмотра PDF, например, Adobe Reader. Текстовый слой — это то, что вы можете скопировать из PDF, если выделите на странице PDF какую-то часть, скопируете выделенное в буфер и вставите в текстовый редактор.Текстовый слой формируется в процессе преобразования верстки (Postscript-файла с ней) в PDF. Например, это делает Acrobat Distiller. Или он формируется, когда программа распознавания (например, ABBYY FineReader) сохраняет результаты распознавания в PDF-файл.Он необходим для того, чтобы можно было производить поиск по содержимому издания и копировать его отдельные фрагменты.Содержимое и текстовый слой — это фактически это одно и то же. При копировании выделенной части страницы в текстовый редактор (например, Word) вы должны увидеть в редакторе тот же текст, который видите в программе просмотра PDF (с поправкой на форматирование).Обычная издательская практика предполагает, что печатные издания — это или текст, или текст плюс изображения. Значит PDF не должны состоять только из одних изображений, в них должна быть текстовая часть, текстовый слой.Из этого исходят правила приёма обязательного экземпляра. Если при проверке присланного вами PDF обнаруживается, что он состоит из одних изображений, или текстовый слой заметно отличается от содержимого (в программе просмотра вы видите одно, а в редакторе другое), PDF-файл отклоняется.Как можно проверить наличие текстового слоя в в PDF-файле и удостовериться, что его состояние соответствует требованиям РГБ?

1. Проверить само наличие текстового слоя.

В программе просмотра PDF проведите курсором по небольшому фрагменту текстовой части страницы. Если не появляется выделение именно этих строчек (слов), значит в этом месте PDF нет текстового слоя, а только изображение. Если подобное происходит в любом месте PDF (на любой его странице), то в этом PDF нет текстового слоя.

2. Проверить содержимое текстового слоя.

Выделить часть страницы и скопировать ее в текстовый редактор. В редакторе вы должны увидеть тот же самый текст, который видите в программе просмотра PDF (с поправкой на форматирование).

3. Проверить кодировку текстового слоя.

Делается аналогично п.2 — выделить часть страницы и скопировать ее в текстовый редактор. Если в редакторе вы видите на экране тот же текст (на том же языке), который вы выделили на странице PDF, с кодировкой все в порядке.

Возможные причины появления ошибки «Несоответствие текстового слоя содержимому файла»

1. В PDF использовались шрифты, сделанные с отклонениями от соответствующих стандартов.

Например, на том месте, где в шрифте должны находиться символы из кодовой страницы 1251 (кириллица), находятся символы кодовой страницы 1252 (доп. символы европейской латиницы). Или шрифт вместо одной из стандартных кодировок (кодовых страниц) использует что-то нестандартное, системе проверки неизвестное.

2. Верстка производилась на одном компьютере, а PDF-файл из нее создавался на другом, в полученный PDF/A могли быть внедрены не те шрифты, которые использовались в верстке.

3. При создании PDF в настройках Acrobat Distiller не была убрана настройка «Сократить знаковый состав встраиваемых шрифтов ...».

Описание и скриншоты сделаны для работы в Adobe Acrobat XI. Если у вас другая версия Acrobat, нахождение элементов может отличаться.

Возможные причины появления ошибки «Отсутствие текстового слоя»

 

1. Использованные в PDF шрифты были преобразованы в растровые;

Необходимо внимательно проверять настройки программы верстки и настройки создания PDF/A-файлов в Acrobat и в Acrobat Distiller - не указано ли там где-нибудь по умолчанию операций преобразования страниц в растр.

Например, в Acrobat XI при сохранении PDF в PDF/A есть настройки, как раз преобразующие страницы в растр — "Convert pages with problems into images" и "Convert all pages into images" (меню «Файл» --> «Сохранить как другой...» --> «Файл PDF c поддержкой архивирования (PDF/A)», кнопка "Настройки"). Они там стоят по умолчанию, поэтому при создании PDF/A-файла обязательного экземпляра их надо убирать.


2. Использованные в PDF шрифты были преобразованы в векторные (в кривые);

Проверять аналогичным образом настройки верстки и настройки в Acrobat и Acrobat Distiller - не указано ли там где-нибудь по умолчанию операций преобразования шрифтов в вектора (в кривые).

3. При верстке использовались растровые шрифты.

Растровые шрифты программами создания PDF (например, Acrobat Distiller) воспринимаются, как разновидность картинок. Соответственно текст, набранный растровыми шрифтами, для Distiller будет выглядеть как множество маленьких картинок и при создании такого PDF текстовый слой образовываться не будет.

Система проверки при этом даст сообщение «отсутствие текстового слоя». Или же сообщение «несоответствие текстового слоя содержимому издания». Чтобы такого не происходило все используемые шрифты должны быть векторными.

Что можно сделать, чтобы не возникала ошибка «Несоответствие текстового слоя содержимому файла»?

Необходимо убрать из настроек сохранения верстки и настроек создания PDF/A-файла все, что связано с сокращением шрифтов по количеству символов, которые будут внедрены в PDF (PDF/A) при его создании (например, описанная выше настройка Acrobat Distiller). Шрифты должны внедряться полностью, как есть, без изменений.

Можно исключить преобразование шрифтов в вектора (в кривые). Данная настройка может привести к ошибке «несоответствие текстового слоя содержимому издания».

После проверки настроек, создается PDF/A-файл, из него необходимо скопировать в Word текстовый слой и проверить на соответствие содержимому PDF. Если нарушения есть, смотрите какими шрифтами набраны проблемные места в тексте.

1. Определяете названия шрифтов, которыми набран текст с «кракозябрами» — выделяете в Word несколько символов текста с определенным шрифтом и смотрите в окошке «Шрифты», чем он набран.

2. В программе просмотра PDF открыть окошко «Свойства», перейти в закладку «Шрифты» и проверить свойства шрифта, определенного в п.1.

3. Если рядом с названием проблемного шрифта в скобках стоит «Встроенное подмножество», а в строке «Кодировка» прописано что-нибудь стандартное (например, ANSI), то он был внедрен в PDF не полностью, а только частично (подмножеством). В данном случае необходимо искать и убирать настройку создания PDF (верстки), из-за которой это произошло.

4. Если рядом с названием проблемного шрифта стоит «Встроенный», а в строке «Кодировка» стоит «Заказные» то скорее всего он сделан с нарушениями стандартов. Тогда необходимо заменять этот шрифт.

5. Если в свойствах шрифта вы видите и то, и другое (и «Встроенное подмножество», и «Заказные»), то скорее всего сложились обе причины (п. 3 и п. 4). Тогда сначала надо отыскать и убрать настройку частичного внедрения шрифта, а если проблема все равно сохранится, то менять шрифт.